Retouren: Kaum Spielraum für Apotheken

Berlin -

Die Rückgabe von Arzneimitteln ist in Apotheken ein sensibles Thema, insbesondere wenn es um kühlpflichtige Produkte geht. Diese unterliegen strengen Regularien, um die Arzneimittelsicherheit zu gewährleisten. Die einzelnen Großhändler haben unterschiedliche Kulanzen. PTA/PKA Carmen Brill aus der Gaussturm-Apotheke berichtet aus der Praxis.

Laut Brill haben sich die Rückgaberegelungen in den letzten Jahren insgesamt deutlich verschärft: „Bei den meisten Großhandlungen hat man rund sechs Wochen nach dem Einkauf Zeit, um Ware zurückzugeben. Das macht die Lagerhaltung relativ schwierig.“

Damit sei das finanzielle Risiko für Apotheken mittlerweile sehr viel größer und eine gute Pflege der Lagerhaltung umso wichtiger geworden. Dementsprechend könne es vorkommen, dass eine Zeit lang beispielsweise ein Insulin gut abverkauft werde – „und dann entscheidet der verordnende Arzt aber zum Beispiel, dass es etwas Neues, Besseres auf dem Markt gibt und verordnet dann das. Dann sitzt man auf der alten Packung und kann sie im Zweifelsfall nicht zurückgeben“, betont Brill.

Grundsätzlich seien viele Firmen bezüglich ihrer Retourenregelungen noch nicht verfallener Ware relativ kulant, „nicht alle, aber viele. Das geht dann aber nur direkt und nicht über einen Großhandel.“ Dementsprechend sei es wichtig, einen guten Draht zum Außendienst zu pflegen, der in solchen Fällen gegebenenfalls vermitteln oder unterstützen kann.

Sonderfall Kühlartikel

Bei Kühlretouren ist die Sachlage noch einmal schärfer: „In den meisten Fällen, wo ich es weiß, kann man gar nichts machen“, erklärt die PKA/PTA. „Direkt geht's nicht. Über einen Großhandel gibt es meist eine Frist von sechs bis acht Wochen.“

Die Rücknahme von Arzneimitteln, insbesondere von kühlpflichtigen Produkten, ist durch die EU-Leitlinien zur Good Distribution Practice (GDP) geregelt. Gemäß Kapitel 6.3 der GDP-Leitlinien dürfen zurückgegebene Arzneimittel nur dann wieder in den verkaufbaren Bestand aufgenommen werden, wenn:

• die Lager- und Transportbedingungen nachweislich eingehalten wurden,
• die Produkte von einer qualifizierten Person überprüft wurden und
• alle Überprüfungen zufriedenstellend dokumentiert sind.

Für die Rückgabe von kühlpflichtigen Arzneimitteln gelten besondere Anforderungen:

• Temperaturprotokolle: Großhändler wie Sanacorp verlangen von Apotheken ein lückenloses Temperaturprotokoll, das die Einhaltung der Kühlkette während Lagerung und Transport belegt.
• Verpackungsvorgaben: Noweda beispielsweise stellt Apotheken detaillierte Anleitungen zur Verfügung, wie Kühlware für den Rücktransport zu verpacken ist. Dazu gehören vorgekühlte Gelkissen und Kühlakkus, um die erforderliche Temperatur zu gewährleisten.
• Dokumentation: Ein vollständig ausgefüllter Retourenschein sowie der Lieferschein als Bezugsnachweis sind erforderlich. Ohne diese Unterlagen kann eine Rücknahme nicht erfolgen.

Praktische Umsetzung in der Apotheke

Apotheken sind verpflichtet, die Kühlkette für temperaturempfindliche Arzneimittel lückenlos zu dokumentieren. Dies beinhaltet:

• Temperaturüberwachung: Einsatz von kalibrierten Temperaturfühlern und digitalen Überwachungssystemen, die bei Abweichungen Alarm schlagen.
• Schulung des Personals: Regelmäßige Schulungen zur Handhabung von Kühlware und zur Einhaltung der GDP-Richtlinien sind essenziell.
• Notfallmanagement: Entwicklung von Protokollen für den Fall von Temperaturabweichungen oder technischen Ausfällen, um die Qualität der Arzneimittel zu sichern.