Inventur: Zählen, ohne den Betrieb zu stoppen

Berlin -

Stichtaginventur oder permanente Kontrolle? Für das Team der Gaussturm-Apotheke in Dransfeld hat sich die tägliche Routine der Bestandsüberprüfung bewährt: „Dadurch kann ich mir die große Jahresinventur sparen“, sagt PKA und PTA Carmen Brill.

Die Inventur in Apotheken ist ein gesetzlich vorgeschriebener und betriebswirtschaftlich relevanter Vorgang, bei dem der gesamte Warenbestand einer Apotheke erfasst, bewertet und dokumentiert wird. Die Apothekenbetriebsordnung (ApBetrO) macht zwar keine expliziten Vorgaben zur Inventur, aber die korrekte Lagerhaltung, Dokumentation und Arzneimittelsicherheit machen eine genaue Bestandserfassung zwingend erforderlich.

Bei der permanenten Inventur erfolgt die körperliche Bestandsaufnahme nicht an einem einzigen Stichtag, sondern über das gesamte Geschäftsjahr hinweg. Jeder Artikel im Lager muss dabei mindestens einmal jährlich gezählt werden. Ergänzend wird zum Jahresende der aktuelle Warenwert per Systemauszug ermittelt, um eine vollständige Übersicht zu gewährleisten.

Die Stichtagsinventur hingegen konzentriert sich auf einen festen Tag, meist den Bilanzstichtag. An diesem wird der gesamte Bestand gezählt, wobei Preis und Menge exakt dem Stand dieses Tages entsprechen müssen. Während die permanente Inventur eine zeitlich flexible Erfassung erlaubt, erfordert die Stichtagsinventur eine punktuelle, umfassende Zählung. In beiden Fällen ist die körperliche Inventur zwingend.

Permanente Inventur als Routineaufgabe

„Wir machen eine permanente Inventur, also jeden Tag ein bisschen“, erklärt PKA und PTA Carmen Brill aus der Gaussturm-Apotheke in Dransfeld. „Bei uns läuft das über den Nachtjob und die Liste ist morgens vorgefertigt. Dadurch ergibt es bei uns im Betrieb Sinn die laufende Inventur direkt zu Beginn des Arbeitstages zu machen, da ansonsten später die Bestände natürlich nicht mehr stimmen.“

Brill schätzt, dass sie so zweieinhalb mal im Jahr den kompletten Bestand kontrollieren kann; eine große Inventur – zum Beispiel zum Ende des Jahres – kann sie sich auf diese Art und Weise sparen. Somit ist die Inventur kein Stressfaktor in der Apotheke sondern eine routinierte, eingespielte Aufgabe „Wir haben die Bestände aller Lagerorte so gut im Blick. Wenn uns beispielsweise bei der Kontrolle der Verfallsdaten etwas auffällt, dann bearbeiten wir das auch sofort.“

Auch der Komissionierer wird einmal am Tag partiell überprüft. „Das betrifft dann zum größten Teil verschreibungspflichtige Arzneimittel.“ Die Aufgabe liegt nicht immer bei derselben Person, betont Brill: „Das machen wir alle – auch Praktikanten – einfach der, der gerade Zeit hat.“