„Wenn das Backoffice nicht funktioniert, bleibt viel Geld liegen“

Nach Skonto-Urteil: PKA gibt Spar-Tipps

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Berlin -

Nach dem Skonto-Urteil wird die Arbeit der PKA in Apotheken wichtiger denn je. Darauf weist Natascha Richter hin. „Es gibt Stellschrauben, die im Alltag untergehen, an die man aber denken sollte.“ Die Angestellte der Adler-Apotheke in Bielefeld Schildesche gibt fünf Tipps, mit denen Inhaber:innen Geld einsparen können.

Die Entscheidung des Bundesgerichtshofs (BGH), Skonti auf rezeptpflichtige Arzneimittel zu verbieten, wenn dadurch der Rabatt insgesamt die Großhandelsspanne von 3,15 Prozent übersteigt, traf viele Inhaber:innen wie ein Schlag. Auch Richter bezeichnet das Urteil als „dramatisch“. „Da geht es um viel Geld geht, kommt gerade bei Apotheken mit Filialen viel zusammen.“ Als erfahrene PKA kennt sie verschiedene Bereiche in der Apotheke, die unter Umständen optimiert werden können.

Prozesskostenoptimierung

Besonders die Bestellprozesse sollten geprüft werden, so Richter. Ist es wirklich kostengünstiger, wenn man direkt beim Hersteller bestellt? An einem Beispiel, das sie durchgespielt habe, lag die Direktbestellung 20 Euro günstiger als die Order über den Großhandel. Dazu kämen aber in diesem Fall die Arbeitszeit für die Bestellung, die Warenannahme und das Einräumen. Zudem liege dadurch mehr Kapital in der Apotheke und die Wahrscheinlichkeit eines Verfalls sei höher. Geprüft werden müsse auch, ob die Retouren am Ende nicht sogar noch Geld kosteten.

Retourenmanagement

Das Warenlager ist laut Richter in Apotheken oft ein Bereich, der optimiert werden kann. „Da liegt oft viel Geld im Keller. Es sollte engmaschig geführt werden, damit es wenig Retouren gibt.“ Dabei helfe es, die Listen in der Software regelmäßig zu bearbeiten.

Abläufe hinterfragen

Im Backoffice arbeiten mitunter mehrere Angestellte. Vielleicht würden Abläufe beschleunigt, wenn die Tätigkeiten anders verteilt werden, schlägt Richter vor. Denn manche Mitarbeiter:innen erledigten Aufgaben, die ihnen keine Freude bereiteten, anderen dafür aber besser lägen. Ein offener Austausch sei deshalb wichtig, um eingefahrene Abläufe zu verbessern. Dabei helfe es, neue Angestellte oder Kolleg:innen aus einer Filiale nach ihrer Meinung zu fragen. „Die sind nicht betriebsblind.“

Zusatzangebote schaffen

Natürlich haben die Apotheken schon genug zu tun. Doch wenn sich eine Apotheke mit einem besonderen Service hervorheben kann, könne sie neue Kundschaft gewinnen. Richter empfiehlt, das Anmessen von Kompressionsstrümpfen mit aufzunehmen. „Das lohnt sich.“ Sinn mache es auch, sein Umfeld genau zu betrachten und etwa bei einem hohen Teil von jungen Familien entsprechende Produkte anzuschaffen. Dann könne man mit Hebammen sprechen und auf das Angebot verweisen. „Viel geht über Mund-zu-Mund-Propaganda. Diese Kommunikation ist wichtig.“

Preisgestaltung und Category Management

Apotheken sollen sich Richter zufolge trauen, bei bestimmten Produkten einen Aufschlag zu verlangen. „Sie haben Angst, Kunden zu verlieren, müssen aber an sich denken“, sagt sie. Bei den Preisen bestehe oft noch Optimierungsbedarf. Außerdem helfe es, die Darstellung der Produkte in der Offizin zu hinterfragen und einfach einmal, etwas Neues auszuprobieren.

Weitere wichtige Punkte seien, in der Apotheke Tools zu nutzen, die etwa die Kommunikation untereinander vereinfachten und beschleunigten. Außerdem helfen sich Apotheken selbst, wenn sie PKA selbst ausbilden. Natürlich koste dies Zeit, doch man gewinne dadurch auch qualifiziertes Fachpersonal. Wenn genug Personal vorhanden sei, gebe es auch weniger Zeitdruck und man könne mehr Aufgaben erledigen. „Wenn das Backoffice nicht funktioniert, bleibt viel Geld liegen“, betont sie.

Richter plädiert für einen offenen Austausch, um gegenüber der Chefin oder dem Chef Verbesserungsmöglichkeiten anzusprechen. „Wir haben zum Beispiel eine Sprechstunde einmal die Woche.“ Wer dies nicht habe, könne fragen, ob man sich einmal kurz zusammensetzen könne, weil Optimierungsmöglichkeiten aufgefallen seien. „Manche können mit Kritik nicht so gut umgehen“, räumt Richter ein. Letztlich sollte es jedoch im Interesse der Apothekenleitung sein, Abläufe zu verbessern.

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