Betriebsprüfung: Aufsicht fordert 70.000 Euro

Leimkugel führte mit seiner Frau Barbara drei Betriebe, darunter die Robert-Koch-Apotheke in Mühlheim an der Ruhr. Im vergangenen Jahr prüfte das Finanzamt für zwei Apotheken die Jahre 2022 und 2023. Die Kontrolle sei zwei Monate vorher angekündigt worden. „Sie haben sich aufs Kassensystem gestürzt“, sagt Leimkugel. Dabei sind zwei Auffälligkeiten ans Licht gekommen.

Diebstahl bei Prüfung aufgefallen

Eine ehemalige Angestellte, die acht Jahre für das Paar tätig war und einen Schlüssel für das Kassensystem hatte, betrog in großem Umfang. Sie habe die Kasse in der Mittagspause so manipuliert, dass der Betrag abends gestimmt habe. Dadurch erbeutete sie laut Leimkugel rund 45.000 Euro. „Wir haben Strafanzeige gestellt.“

Der andere Fall ist für den Apotheker noch schwerwiegender. Die Aufsicht schaute bei Abgaben, die über die sogenannte „Testrezept“- beziehungsweise „Testdruck“-Funktion der Software von Pharmatechnik getätigt wurden, genau hin. „Wir haben sie in zwei von drei Apotheken regelmäßig benutzt und nachträglich bedruckt.“ Das sei jedoch „höchstgefährlich für die Finanzprüfung“, weiß er jetzt. Die Aufsicht könne alle Vorgänge über „Nullverkäufe“ herausfiltern.

Das Finanzamt habe dabei zwischen Privat- und Kassenrezepten unterschieden. In der ersten Sitzung habe man für private Verordnungen eine Hinzuschätzung von rund 80.000 Euro ausgesprochen. „Wir haben von Pharmatechnik einen Datenforensiker bekommen, der nachgewiesen hat, dass es für alle einen Verkaufsvorgang gab.“ Damit sei die Sache erledigt gewesen.

Steuerberatung empfiehlt Nachzahlung

Im Anschluss seien die Verordnungen von Rx-Arzneimitteln auf den Tisch gekommen, die über die „Testrezept“-Funktion abgegeben wurden. Der Nachweis sei deutlich schwieriger, sagt Leimkugel. Die Aufsicht fordert von ihm eine Nachzahlung von 70.000 Euro.

Auf den tatsächlichen Bescheid wartet der Apotheker noch, allerdings werde er sich wohl darauf einlassen müssen. Es sei viel schwieriger, Einspruch einzulegen und die Gesamtsumme nachzuweisen. „Ich müsste durch mehrere Instanzen gehen und das kostet ohne Ende.“ Das Angebot des Finanzamtes sei in Rücksprache mit seiner Steuerberatung in Ordung, auch dort rät man ihm dazu, die Hinzuschätzung zu akzeptieren. Die Gesamtsumme, die von der Aufsicht moniert werde, liege bei bis zu 200.000 Euro. Im Raum stehe die Unterstellung, Gelder abgeschöpft zu haben.

Leimkugel bezeichnet die Kontrolle als „miese Masche“. Ihn ärgere besonders, dass die Daten über seinen ehemaligen Warenwirtschaftsanbieter im Archiv landeten, während andere Softwarehersteller diese Daten nicht speicherten. „Ich bin jetzt der Blöde, weil ich das teure System benutzt habe.“ Den Finanzprüfern sei es darum gegangen, Geld zu generieren – und nicht Dinge aufzuklären. „Ich denke, es gibt viele Apotheker, die diese ‚Testrezept‘-Taste leichtfertig benutzen.“ Die Nutzung sei kein Problem, wenn man einen Grund angebe und diesen genau erläutere. „Ich bin blauäugig in die Prüfung reingelaufen.“

Pharmatechnik erklärt Funktion

Bei Pharmatechnik verweist man auf den eigentlichen Zweck der „Testrezept“-Funktion. Es handele sich um eine seit vielen Jahren bekannte, rein technische Hilfsfunktion, die für Drucktests wie nach Druckpatronen- oder Papierwechseln vorgesehen sei, so Marketingchef Attila Wandrey. „Sie ist nicht Bestandteil des regulären, abrechnungsrelevanten Verkaufs- oder Abgabeprozesses.“

Die Nutzung der Testdrucktaste werde durch Pharmatechnik in den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)-Daten ordnungsgemäß erfasst. „Zum Hintergrund: GDPdU-Daten sind Daten, die der Steuerberater nutzt oder die auch im Rahmen einer Betriebsprüfung vom Finanzamt vom Apotheker herausgefordert werden können, das heißt, der Apotheker übergibt dann diese Daten dem Finanzamt.“

Zum Thema „Testrezepte anlegen und drucken“ gebe es eine transparente Online-Hilfe. „Es wird der Anwendungsbereich der Testdrucktaste erklärt, auf die Dokumentation in den GDPdU-Daten hingewiesen und sogar zur ordnungsgemäßen Dokumentation (Begründung) der Nutzung aufgefordert, um etwaige Nachfragen im Rahmen einer Betriebsprüfung bedienen zu können“, sagt Wandrey.

Pharmatechnik gebe keine Daten an die Aufsicht weiter, sondern dokumentiere die Vorgänge im Warenwirtschaftssystem ordnungsgemäß. „Ob andere Softwareanbieter nicht in gleicher Weise protokollieren, entzieht sich unserer Kenntnis.“ Es müssten alle relevanten Eingriffe oder Zugriffe im System protokolliert werden; dazu gehörten auch ausdrücklich Testzugriffe.

Leimkugel erklärt: Finanziell sei die Sache ärgerlich, weil auch noch die 45.000 Euro aus dem Diebstahl dazu kämen. Die Rente hat sich das Apothekerpaar auszahlen lassen. „Dass so ein Schluss kommt, ist bitter. Ich fühle mich unschuldig.“