Hochpreiser: Wie Apotheken wieder Kontrolle gewinnen
Hochpreiser sind längst kein Randthema mehr. In vielen Apotheken machen sie inzwischen einen erheblichen Teil des Rezeptumsatzes aus und beeinflussen Liquidität, Prozesse und wirtschaftliche Ergebnisse spürbar. Dennoch werden hochpreisige Verordnungen vielerorts noch immer mit einer gewissen Skepsis betrachtet. Zu groß erscheinen die Risiken, zu hoch die Vorfinanzierung, zu schwerwiegend die möglichen Folgen eines Fehlers. Doch genau hier findet derzeit ein Umdenken statt.
Immer mehr Apotheken erkennen, dass nicht der Hochpreiser selbst die eigentliche Herausforderung darstellt. Das Problem entsteht vielmehr dort, wo Transparenz fehlt, Informationen verteilt vorliegen und wirtschaftlich relevante Entscheidungen unter Unsicherheit getroffen werden müssen. Aus einem einzelnen Rezept wird dann schnell ein permanenter Unsicherheitsfaktor.
Wenn Hochpreiser zum Bauchgefühl werden
In vielen Betrieben werden hochpreisige Verordnungen bis heute über Excel-Listen, individuelle Notizen oder das Wissen einzelner Mitarbeitender organisiert. Offene Beträge, Bearbeitungsstände oder der aktuelle Liquiditätsbedarf lassen sich oft nur mit zusätzlichem Aufwand nachvollziehen. Das Ergebnis ist ein hoher mentaler Druck im Tagesgeschäft.
Steffen Kuhnert, Apotheker und Inhaber mehrerer Apothekenstandorte in Düren, kennt diese Situation aus eigener Erfahrung. Gleichzeitig beobachtet er einen weiteren Effekt: „Viele Kolleginnen und Kollegen lehnen Hochpreiser aus Sorge vor wirtschaftlichen Risiken oder Retaxationen ab.“
Für ihn ist das der falsche Ansatz. „Man darf das Geschäft nicht auf der Straße liegen lassen“, betont Kuhnert. Hochpreiser seien heute ein fester Bestandteil der wirtschaftlichen Realität vieler Apotheken. „Wer sie grundsätzlich meidet, verzichtet nicht nur auf Umsatz, sondern häufig auch auf relevante Ertragsanteile“, erklärt er.
Herausforderung sind die Prozesse
Bemerkenswert ist dabei Kuhnerts Sicht auf das Thema Risiko. Aus seiner Perspektive entsteht Unsicherheit häufig nicht durch das Rezept selbst, sondern durch fehlende Standards im Umgang damit. „Hochpreiser sind in der Regel kein Ad-hoc-Geschäft“, betont er. Statt unter Zeitdruck zu handeln, setzt sein Team auf klar definierte Abläufe, Mehr-Augen-Prinzipien und feste Prüfschritte vor jeder Bestellung.
„Genau hier liegt der entscheidende Perspektivwechsel“, so Kuhnert. „Weg vom reaktiven Abarbeiten einzelner Verordnungen, hin zu einem strukturierten Managementprozess“, appelliert er. Denn wenn Verantwortlichkeiten klar geregelt sind, Bearbeitungsstände nachvollziehbar bleiben und Risiken frühzeitig sichtbar werden, verändert sich auch die Wahrnehmung im Team. „Aus Unsicherheit entsteht Routine und aus Bauchgefühl wird Steuerbarkeit“, so der Inhaber.
Transparenz schafft Sicherheit
Ein weiterer zentraler Erfolgsfaktor ist die Transparenz über wirtschaftliche Kennzahlen und laufende Prozesse. „Regelmäßige Auswertungen in meinen Apotheken gehören mittlerweile zum festen Bestandteil der Steuerung“, berichtet Kuhnert. Dabei gehe es nicht nur um Umsätze, sondern auch um die Frage, „welche Entwicklungen sich hinter den Zahlen verbergen“ und „welche Auswirkungen Hochpreiser auf Liquidität und Betriebsergebnis haben“, macht er deutlich.
Denn: „Gerade bei hochpreisigen Verordnungen können einzelne Rezepte erhebliche Schwankungen verursachen“, weiß er. „Ohne Transparenz bleibt häufig unklar, warum sich Kennzahlen verändern oder welche Beträge aktuell gebunden sind.“
Digitale Werkzeuge können hier helfen, um Informationen zusammenzuführen und jederzeit verfügbar zu machen. „Entscheidend ist dabei nicht die Technologie selbst, sondern der Überblick, den sie schafft. Wer jederzeit nachvollziehen kann, welche Vorgänge offen sind, welche Rezepte bereits verarbeitet wurden und welche finanziellen Auswirkungen daraus entstehen, gewinnt Handlungssicherheit“, so Kuhnert.
Das Team als entscheidender Erfolgsfaktor
Mindestens ebenso wichtig wie die technischen Möglichkeiten ist für ihn die Einbindung der Mitarbeitenden. „Hochpreiser können nur dann erfolgreich gemanagt werden, wenn das gesamte Team die Prozesse versteht und mitträgt“, betont er. „Fehler werden dabei nicht als individuelles Versagen betrachtet, sondern als Hinweis darauf, dass Prozesse verbessert werden müssen.“
Diese Haltung nehme Druck aus dem Alltag und schaffe Vertrauen, so Kuhnert. „Mitarbeitende wissen, wie sie vorgehen müssen, wo sie Informationen finden und wann Rücksprache erforderlich ist. Gleichzeitig reduziert sich die Abhängigkeit von Einzelwissen – ein Faktor, der insbesondere in Filialverbünden zunehmend an Bedeutung gewinnt.“
Vom Risiko zum steuerbaren Geschäftsbereich
Die Erfahrungen aus der Praxis zeigen: „Hochpreiser werden auch künftig ein wesentlicher Bestandteil des Apothekengeschäfts bleiben“, stellt Kuhnert klar. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Liquiditätssteuerung, Dokumentation und Prozesssicherheit. „Wer Hochpreiser weiterhin als Ausnahmefall behandelt, wird diese Entwicklung zunehmend als Belastung empfinden. Wer dagegen Transparenz schafft, Prozesse standardisiert und digitale Unterstützung gezielt einsetzt, gewinnt Kontrolle zurück.“ Dann würden Hochpreiser nicht länger zum Risikofaktor, sondern zu einem professionell gesteuerten Bestandteil des Apothekenalltags.
