Großhandelsrechnungen: „Muss einen extra Buchhalter einstellen“

Seit dem 1. Januar ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen eine elektronische Rechnung zu verwenden. Damit sollte dem Bundesfinanzministerium zufolge die Digitalisierung der Wirtschaft vorangetrieben und Prozesse vereinfacht werden. Für Peter hat sich daraus mit Blick auf die Großhandelsrechnungen jedoch ein deutlicher Mehraufwand ergeben.

Aufwändige Suche im Apothekenportal

Die E-Rechnungen müssen vom Inhaber und seinem Team bei Lieferanten wie Phoenix, Noweda oder privaten Großhandlungen über das jeweilige Apothekenportal heruntergeladen werden. Dafür müsse man sich jedes Mal einloggen und etwa im Fall von Phoenix im Belegarchiv nach der jeweiligen Sammelrechnung suchen, so Peter. „In der Schnellsuche bei Phoenix komme ich nicht weiter, da ich da nur mit Nummern suchen kann.“ Diese kennt der Inhaber nicht auswendig. Ist der Beleg gefunden, muss er ihn herunterladen, um ihn überhaupt öffnen und prüfen zu können. Dann folge das Umbenennen, Speichern und die Rechnung könne endlich an die Datev geschickt werden.

Pro Rechnung seien zweieinhalb Minuten nötig, schätzt der Inhaber. „Das ist ein Aufwand, der richtig viel Zeit kostet.“ Es entstünden „unnötig Kosten wegen zeitaufwändiger Rechnungserlangung. Ohne Not werden hier Personalkosten beim Apotheker produziert.“ Das Problem könne über „ein schlaues Customer Relations Management mit E-Mail-Verteiler für das Rechnungswesen“ gelöst werden, schlägt er vor. „Warum sich bis jetzt nicht mehr Apotheker dagegen wehren, ist mir schleierhaft.“

Bei Phoenix verweist man auf verschiedene Wege, die Rechnungen zu beziehen: „Rechnungen und Belege sind den Apotheken grundsätzlich über ihre jeweiligen Warenwirtschaftssysteme zugänglich“, sagt ein Unternehmenssprecher. Das Apothekenportal biete den zusätzlichen Service eines Belegarchivs, aus dem Belege und Rechnungen heruntergeladen werden könnten. „Dies ist insbesondere für jene Apotheken von Nutzen, deren Warenwirtschaftssystem über keine Schnittstelle mit dem Großhandel verbunden ist.“

Kehr arbeitet an Alternative in Ausnahmefällen

Peter bat bei Kehr Berlin etwa um Zustellung per E-Mail und schilderte dort sein Anliegen. Wenn die Rechnung online über das Portal geholt werden müsse, „muss ich einen extra Buchhalter einstellen“, klagt er. Deshalb forderte er eine „extra Gutschrift von 20 Euro pro Monat“. Doch darauf ging der Großhändler nicht ein. Vom Vertrieb hieß es: „Ich kann ihr Anliegen absolut verstehen, die Digitalisierung der Sammelrechnungen/Monatsrechnungen ist allerdings nichts Neues auf dem Markt. Es wird an einer möglichen Alternative in Ausnahmefällen gearbeitet.“

Für den Apotheker keine befriedigende Lösung. Denn auch wenn die Digitalisierung im Gesundheitswesen auf einem guten Weg sei, gebe es solche „Seitenwege, bei denen die Arbeit auf den Apotheken abgeladen wird, und das wieder kostenlos“. Der Prozess sei ein weiterer „Zeitfresser“. Bei Phoenix muss er laut eigenen Aussagen drei Mal pro Monat ins Portal, um dort seine Rechnungen zu suchen. „Es ist doch die Frage, ob der Wille bei den Großhändlern nicht da ist.“ 98 Prozent der Geschäftspartner schickten die Rechnungen per E-Mail. „Da geht nichts unter und auch datenschutzrechtlich gibt es kein Problem, weil es keine persönlichen Daten sind.“

Den Großhändlern steht frei, wie sie ihre Rechnungen adressieren: Das Gesetz zu den E-Rechnungen sieht keinen bestimmten Weg vor, über den eine E‑Rechnung übermittelt werden muss. „Dadurch wird die notwendige Flexibilität für verschiedene Lösungen in der Praxis erreicht“, heißt es beim Finanzministerium. Infrage käme ein Versand per E‑Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle oder etwa der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes. „Der Übermittlungsweg der E‑Rechnung im konkreten Einzelfall kann nur zivilrechtlich zwischen den Vertragsparteien geklärt werden.“