Tipps für Herstellerretouren

Berlin -

Bei Herstellerretouren gelten andere Spielregeln als beim Großhandel. Nicht jeder Hersteller nimmt Retouren direkt an und auch die Fristen, Mindestwerte und der Ablauf unterscheiden sich. Tipps für den Umgang mit Retouren an die Industrie.

Vor dem Versand sollte immer geprüft werden, ob die Retoure vorab angekündigt werden und ausreichend frankiert sein muss oder erst ab einem bestimmten Retourenwert angenommen wird. Wird beispielsweise ein Mindestwert unterschritten, kann es passieren, dass die Retoure nicht gutgeschrieben oder sogar vernichtet wird. Auch Plattformen wie Pharma Mall können für die Abwicklung genutzt werden, sofern der jeweilige Hersteller dort gelistet ist.

Retouren sichtbar und griffbereit halten

Damit diese Vorgaben nicht jedes Mal neu recherchiert werden müssen, ist ein physischer oder digitaler Retourenordner empfehlenswert. Darin sollten die jeweiligen Abläufe, Ansprechpartner und Besonderheiten der Hersteller hinterlegt sein. Auch die Retouren selbst lassen sich im Backoffice organisieren: beispielsweise in einer separaten Schublade nach Herstellern sortiert oder in kleinen, durchsichtigen Boxen mit Herstellerbeschriftung. Dann genügt ein Blick, um zu sehen, ob bereits eine Retoure vorliegt.

Bestellung und Außendienst clever nutzen

Steht ohnehin eine neue Bestellung beim Außendienst an, sollten offene Retouren direkt als PDF mitgeschickt werden. So kann der Hersteller entscheiden, ob die Retoure mit der Bestellung verrechnet oder eine separate Gutschrift erstellt wird. Auch ein spontaner Besuch des Außendienstes kann genutzt werden, um eine vorbereitete Retoure direkt mitzugeben – sofern der Hersteller diese Form der Rückgabe zulässt.

Gerade zum Jahresende lohnt es sich außerdem, offene Retouren aktiv mit dem Außendienst abzustimmen und gegebenenfalls einen festen Termin zu vereinbaren. So lassen sich offene Positionen bündeln, Fristen einhalten und möglichst viele Vorgänge noch vor dem Jahreswechsel abschließen.

Herstellerretouren: Eine Frage der Organisation

Ein entscheidender Punkt besteht nicht darin, möglichst viele Retouren besonders schnell loszuwerden. Es geht vielmehr darum, den Ablauf des jeweiligen Herstellers zu kennen, den richtigen Zeitpunkt zu nutzen und den Vorgang bis zur Gutschrift konsequent zu Ende zu führen.

Nicht automatisch Geld auf dem Konto

Der wichtigste letzte Schritt wird dabei schnell vergessen: Wurde die Gutschrift tatsächlich ausgezahlt? Eine erstellte Gutschrift bedeutet nicht automatisch, dass das Geld bereits auf dem Konto der Apotheke angekommen ist. Teilweise fehlen dem Hersteller aktuelle Bankdaten. Mitunter werden Gutschriften auch ausschließlich mit der nächsten Bestellung verrechnet.

Deshalb sollte das Backoffice-Team nicht nur dokumentieren, dass eine Retoure rausgegangen ist, sondern auch prüfen, wie sie finanziell abgeschlossen wurde.