Retouren: Gutschriften nicht vergessen

Berlin -

Retouren gehören zum Apothekenalltag und trotzdem fehlt im Tagesgeschäft häufig ein fester Prozess dafür. Dabei steckt bares Geld dahinter. Wer Großhandelsretouren nur „irgendwann“ bearbeitet, riskiert Fristüberschreitungen, verliert den Überblick über offene Gutschriften und lässt möglicherweise Geld liegen. Genau deshalb gehört Retourenmanagement zu den festen Prozessen im Backoffice.

Großhandelsretouren sollten nicht als Aufgabe für „irgendwann“ behandelt werden. Sie gehören auf die tägliche To-do-Liste. Denn je länger Retouren gesammelt werden, desto größer wird der Aufwand. Auch Fristen können überschritten werden und der Überblick über bereits bearbeitete oder noch offene Positionen geht verloren. Je nach Großhandel gelten dabei unterschiedliche Vorgaben und gegebenenfalls entstehen Kosten, wenn Retouren nicht rechtzeitig bearbeitet werden.

Deshalb sollte die Retoure möglichst direkt im Tagesgeschäft erledigt werden: prüfen, entsprechend den Vorgaben vorbereiten, in die Wanne packen und zurückschicken.

Gutschriften nicht vergessen

Damit ist die Arbeit aber noch nicht beendet. Denn Ware zurückzuschicken bedeutet nicht automatisch, dass die dazugehörige Gutschrift bereits erledigt ist. Hier lohnt sich eine regelmäßige Kontrolle. Eine Jahresübersicht mit monatlichen To-dos kann dabei helfen, keine Position aus dem Blick zu verlieren. Beispielsweise kann festgehalten werden, wann die Großhandelsgutschriften eines Monats geprüft wurden und ob noch Positionen offen sind.

Gerade zum Jahresende sollten Angestellte besonders genau hinschauen. Ziel sollte sein, nicht mit ungeklärten Retouren und fehlenden Gutschriften ins neue Jahr zu starten. Bewährt hat sich außerdem eine regelmäßige – beispielsweise quartalsweise – Kontrolle. Die offenen Positionen der vergangenen Monate werden zusammengefasst und beim Großhandel gezielt angefragt. Ansprechpartner für offene Retouren ist die Retourenabteilung, die per E-Mail angefragt werden kann: Welche Gutschriften fehlen noch? Welche Retouren sind noch nicht abgeschlossen?

Industrieretouren: Die Vorgaben kennen

Ein weiterer Punkt, der gerne unterschätzt wird: Nicht jeder Großhandel arbeitet gleich. Deshalb sollte man sich beim eigenen Großhandel nach den aktuellen Industrieretouren-Listen erkundigen. Teilweise unterscheiden sich die Vorgaben sogar je nach Standort. Nützliche Fragen sind: Welche Artikel werden angenommen? Gibt es Mindestwerte? Welche Retouren laufen über den Großhandel? Welche Fristen gelten? Das sollte im Backoffice bekannt sein und nicht jedes Mal neu recherchiert werden müssen.

Am Ende geht es nicht nur darum, Ware zurückzugeben. Es geht darum, Prozesse konsequent abzuschließen und sicherzustellen, dass der Apotheke keine Gutschrift verloren geht.