KI im Backoffice

Berlin -

Der Großhandel steht vor der Tür, die Defektliste wartet und die nächste Bestellung muss raus. Während vorne die ersten Kundinnen und Kunden beraten werden, läuft im Backoffice schon alles auf Hochtouren. Wer als PKA arbeitet, weiß: Ohne ein starkes Backoffice läuft in der Apotheke wenig rund. Doch wie viel Zeit geht täglich für wiederkehrende Aufgaben verloren, die eigentlich auch digital unterstützt werden könnten? Genau hier kommt Künstliche Intelligenz (KI) ins Spiel. „Sie kann uns Arbeit abnehmen, Abläufe erleichtern und den Rücken freihalten, damit wir uns auf das konzentrieren können, was wir als PKA wirklich leisten“, sagt eine PKA, die solche Prozesse bereits vielfältig im Einsatz hat.

Wie viel Arbeit KI tatsächlich abnehmen kann, zeigt das Beispiel der KI Emma. Die Software wird in Apotheken unter anderem für Defektabfragen und Bestellungen eingesetzt. In den Dr. Hoffmann-Apotheken etwa hat sie die Defektliste von mehr als 700 auf unter 200 Artikel reduziert. Auch Bestellungen beim Großhandel und bei Herstellern mit Direktgeschäft gehören zu Emmas Aufgaben. Dafür muss die Apotheke zunächst festlegen, wie die Abläufe funktionieren und welche Kriterien bei der Bestellung gelten. Anschließend kann die KI wiederkehrende Arbeitsschritte am Computer ausführen. Die Mitarbeitenden müssen die Ergebnisse weiterhin kontrollieren, aber sie müssen nicht mehr jeden einzelnen Schritt selbst anstoßen.

Auch Warenwirtschaftssysteme können Routinearbeit vereinfachen. CGM Stella etwa bietet geführte Workflows, automatische Eingabehilfen und Textbausteine, die Mitarbeitende bei der Bearbeitung von Vorgängen unterstützen. Mit „Ask Stella“ steht zudem eine KI-Assistenz zur Verfügung, die Fragen zu Arzneimitteln beantworten und Informationen für die Beratung bereitstellen kann. Das zeigt, dass KI nicht nur einzelne Listen bearbeiten, sondern auch den Umgang mit einer Software erleichtern können. Welche Funktionen im Backoffice konkret genutzt werden können, hängt vom jeweiligen System ab.

Lagerhaltung: Daten nutzen, statt alles manuell zu prüfen

Auch bei der Lagerhaltung kann digitale Unterstützung ansetzen. ApoVid nutzt Daten und Algorithmen, um Apotheken bei der Bevorratung und Preisgestaltung zu unterstützen. Der ApoVid Supplier soll beispielsweise Einkaufs-, Lagerbestands- und Verkaufsdaten für automatische Nachbestellungen nutzen. Solche Systeme können dabei helfen, den Überblick zu behalten und Bestellentscheidungen vorzubereiten. Die Apotheke muss dennoch prüfen, ob die Vorschläge zum eigenen Bedarf passen.

Ein weiterer Ansatz ist die Automatisierung im Lager. Kommissionierautomaten, wie etwa von BD Rowa, werden mit der Warenwirtschaft verbunden und können Bestände in Echtzeit verwalten. Mit EasyLoad lässt sich der Wareneingang automatisiert einlagern, auch über Nacht. Während der Automat Ware einlagert oder für Bestellungen zusammenstellt, können Mitarbeitende andere Aufgaben erledigen. Etwa Listen bearbeiten, Flyer gestalten, ein Außendienstgespräch führen, Bestände prüfen oder die nächste Bestellung vorbereiten. Das ist keine KI im engeren Sinne, kann aber ebenso dazu beitragen, manuelle Arbeit und unnötige Wege zu reduzieren.

Technik muss zum Apothekenalltag passen

Nicht jede Apotheke braucht dieselben Lösungen. In einem Betrieb stehen Defektlisten und Bestellungen im Vordergrund, in einem anderen die Lagerhaltung oder die Versorgung von Pflegeeinrichtungen. Deshalb sollte das Team zuerst erfassen, welche Aufgaben regelmäßig Zeit kosten und welche Arbeitsschritte sich wiederholen. Klare Zuständigkeiten und strukturierte Abläufe sind die Grundlage dafür, dass digitale Unterstützung sinnvoll eingesetzt werden kann.

KI und Automatisierung können im Backoffice bereits an vielen Stellen helfen. Von der Bearbeitung wiederkehrender Listen über die Unterstützung in der Warenwirtschaft bis zur automatisierten Einlagerung. Entscheidend bleibt, dass die Mitarbeitenden nachvollziehen und kontrollieren können, was die Systeme tun. Denn ein starkes Backoffice entsteht nicht dadurch, dass möglichst viel Technik eingesetzt wird, sondern dadurch, dass die richtigen Aufgaben zuverlässig unterstützt werden. So bleibt dem Apothekenteam mehr Zeit für das, was menschliche Erfahrung erfordert.