KI im Backoffice: Vorteile und Herausforderungen

Berlin -

Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) in Apotheken nimmt stark zu. Während am Handverkauf die Kundenberatung im Mittelpunkt steht, geht es im Backoffice vor allem darum, administrative Prozesse zu automatisieren, Fehler zu minimieren und das Fachpersonal von Routinetätigkeiten zu entlasten. Welche Vorteile bietet der Einsatz von KI?

Wie kann das Personal in Apotheken durch Prozessoptimierung, Automatisierung mithilfe von Kommissionierautomaten, Onlineshop und papierlose Abläufe entlastet werden? Durch den Einsatz von KI können Standardprozesse übernommen werden und somit ein besseres Zeitmanagement erfolgen, beispielsweise durch eine intelligente Warenwirtschaft und der Bestandsoptimierung.

So können Bedarfsprognosen erfolgen, indem KI-Algorithmen Verkaufszahlen ermitteln und Arzneimittel vorausschauend bestellen, was Überbestände und Lieferengpässe vermeiden können. Zudem erkennen Systeme frühzeitig Ladenhüter und Produkte mit nahendem Verfallsdatum und schlagen Rabattierungen oder Verfallsrückgaben an den Großhandel vor.

Digitales Rezeptmanagement

Bei der formalen Rezeptprüfung können KI-gestützte Scanner Rezepte bereits im Backoffice auf Vollständigkeit, Formfehler oder Unleserlichkeiten prüfen. Die KI gleicht Rezepte mit den aktuellen Rabattverträgen der Krankenkassen ab und warnt vor Abrechnungsfehlern, die sonst zu finanziellen Verlusten durch Retaxationen der Krankenkassen führen würden. Immer mehr Anbieter kommen mit Programmen für Apotheken auf den Markt.

Die KI ist zudem günstig, vor allem in Hinblick auf Personalkosten. Denn sie arbeitet für einen minimalen „Stundenlohn“ und bearbeitet etliche Rechnungen oder Mahnungen in wenigen Stunden. Der Zeitgewinn kann enorm sein, denn die KI arbeitet schneller als das Personal, so dass die gewonnene Zeit für Patient:innen genutzt werden kann.

Insgesamt bietet der Einsatz von KI eine deutliche Zeitersparnis, die spürbare Entlastung des PTA-/PKA-Teams, eine reduzierte Fehlerquote und eine höhere Wirtschaftlichkeit.

Weitere Einsatzmöglichkeiten

Zu den weiteren Einsatzmöglichkeiten von KI in der Apotheke gehören die Patienten- und Kundenkommunikation. So können KI-gestütze Systeme erste Anrufe entgegennehmen und Bestellungen erfassen. Zudem kann KI zur Verbesserung der Arzneimitteltherapiesicherheit beitragen, indem Risikowarnungen im Warenwirtschaftssystem bei bestimmten Arzneimittelkombinationen hinterlegt werden. Auch die Lieferkettenoptimierung, die Unterstützung des Qualitätsmanagementsystems und der Einsatz von non-invasiven Diagnosemethoden ist in Apotheken denkbar.

Das persönliche Vertrauensverhältnis von Mensch zu Mensch kann und soll die KI in der Apotheke jedoch nicht ersetzen. Das Personal sollte angesichts der neuen Aufgabenverteilung auch keine Sorgen haben, dass Arbeitsplätze wegfallen. Wichtig dabei ist, die Aufklärung des Teams. Eine weitere Herausforderung ist die Auswahl an praxisnahen Programmen und die Wahrung des Datenschutzes.