Verstecktes Potenzial: Einsparungen durch Vertragscheck

Berlin -

Versteckte Kosten, überholte Konditionen und ungenutzte Einsparpotenziale – in Lieferverträgen können echte Wirtschaftlichkeitsbremsen stecken. Viele Apotheken arbeiten mit Altverträgen, die nie hinterfragt oder angepasst wurden. Eine regelmäßige Überprüfung kann helfen, Einsparpotenziale zu erkennen und die Wirtschaftlichkeit gezielt zu verbessern.

Viele Apotheken arbeiten mit langjährig bestehenden Lieferverträgen – nicht selten wurden diese von Vorgängerinnen oder Vorgängern übernommen und seither nicht mehr angepasst. Solche Alt- oder Bestandsverträge enthalten häufig Bedingungen, die nicht mehr zum aktuellen Einkaufsverhalten passen und die Wirtschaftlichkeit der Apotheke beeinträchtigen können. Es ist deshalb sinnvoll, alle Verträge regelmäßig zu überprüfen und gegebenenfalls neu zu verhandeln.

Abnahmemengen und Rückgaberegeln im Blick behalten

Ein erster Schritt ist die Prüfung der Kontingentlisten. In manchen Verträgen sind Mindestabnahmemengen festgelegt, die früher sinnvoll waren, heute aber zu unnötigen Kosten führen können. Wird beispielsweise ein Kontingent von 500 Packungen pro Quartal vereinbart, tatsächlich aber nur 300 Packungen benötigt, verliert die Apotheke Einkaufsvorteile oder ist gezwungen, überhöhte Lagerbestände aufzubauen – mit dem Risiko, dass Medikamente verfallen und nicht mehr verkauft werden können.

Auch die Retourenbedingungen verdienen besondere Aufmerksamkeit. Ältere Verträge enthalten oft starre Vorgaben für Rückgaben oder Umtausch, die nicht mehr zu den heutigen Anforderungen im Apothekenbetrieb passen. So akzeptieren manche Lieferanten Retouren nur innerhalb von 14 Tagen – problematisch, wenn ein Präparat kurzfristig vom Markt genommen wird und nicht mehr verwendet werden darf.

Konditionen genau prüfen

Stellt sich heraus, dass Vertragsbedingungen nicht mehr zeitgemäß oder wirtschaftlich sind, empfiehlt sich das Gespräch mit den jeweiligen Lieferanten. In vielen Fällen lassen sich durch Verhandlungen bessere Konditionen erzielen, die den aktuellen Bedürfnissen der Apotheke besser entsprechen und langfristig für mehr Effizienz und Kostensicherheit sorgen.

Praxisnahe Einblicke liefert PKA und PTA Carmen Brill aus der Gaussturm-Apotheke in Dransfeld: „Bei Direktbestellungen und Importeuren gibt es meist Partnerschaftsvereinbarungen, die jedes Jahr neu ausgehandelt werden. Da kann man jedes Jahr entscheiden, ob man dem wieder zustimmt oder nicht – das kommt natürlich ganz auf die Konditionen an.“ Ihrer Erfahrung nach passen viele Firmen ihre Konzepte regelmäßig an: „Es kann sein, dass sie als Kondition ein Prozent weniger anbieten, dafür gibt es dann aber ein Prozent Skonto oder drei Monate Valuta mehr.“ Bei Großhändlern sei das anders; dort würden Verträge in der Regel langfristiger abgeschlossen.

Regelmäßige Vertragsprüfungen sind also kein einmaliger Aufwand, sondern ein fortlaufender Prozess – mit direktem Einfluss auf die Wirtschaftlichkeit und Flexibilität der Apotheke.