Verfalldatum

Kommissionierer lernen lesen

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Berlin -

Kommissionierautomaten waren eine technische Revolution in der Apotheke. Die automatische Einlagerung war die fast logische Weiterentwicklung. Diese hat aber bislang eine große Schwäche: Das Verfalldatum der Packung konnte vom Scanner nicht erkannt und also auch nicht in der Warenwirtschaft hinterlegt werden. Marktführer Rowa will im neuen Jahr Abhilfe schaffen, Konkurrent KLS hat ebenfalls eine Lösung in der Entwicklung.

Ein Modul zur vollautomatischen Einlagerung der Arzneimittel bieten mittlerweile alle namhaften Automatenhersteller an. Die Ware muss einfach nur in eine Schütte oder auf ein Laufband gelegt werden, der Rest passiert ohne Zutun des Personals. Der Kommissionierer scannt selbstständig den Barcode auf der Packung und pflegt das Arzneimittel in den Bestand ein.

Das Problem ist bislang der Barcode. Darin ist – anders als bei 2D-Codes – das Verfalldatum nicht enthalten. Dieses muss händisch eingetragen werden, was die automatische Einlagerung ad absurdum führt, weil dann trotzdem jede Packung einmal in die Hand genommen werden muss.

Eine alternative Lösung ist ein fiktives Verfalldatum: Der Kommissionierer vergibt eine Resthaltbarkeit von sechs bis zwölf Monaten und lagert die Packungen zum Stichtag zur Kontrolle wieder aus. Diese Methode birgt jedoch die Gefahr der Überlagerung inklusive Retourenproblematik.

Rowa hat für die zweite Generation seiner Einlagerungsautomatik „Prolog“ ein Zusatzmodul entwickelt, das bei den Packungen auch das Verfalldatum erkennen kann. Die meist eingestanzte Information wird dabei von einer Kamera erfasst. Die Zahlen zu lesen ist das kleine Problem für die optische Zeichenerkennung (OCR-Software, englisch für: optical character recognition). Entscheidend ist, dass an der richtigen Stelle auf der Packung danach gesucht wird. Dabei sollen sich die Apotheker gegenseitig helfen.

Das System lernt, wo bei einer Packung das Verfalldatum aufgedruckt beziehungsweise eingestanzt ist. Ist ein Arzneimittel unbekannt, kann der Apotheker es über die Software selbst definieren. Der Clou: Jede neue Definition steht sofort allen Anwender zur Verfügung. Die Scanner der Systeme sind miteinander vernetzt und schicken die neu gelernte Packung in die Cloud. Da hier keine Patientendaten, ja nicht einmal die Anzahl der eingelagerten Packungen weitergegeben wird, sieht Rowa datenschutzrechtlich überhaupt kein Problem.

Derzeit testen vier Apotheken in der Nähe des Rowa-Hauptsitzes Kelberg in Rheinland-Pfalz das System. Mit diesen Scans wird die Datenbank aufgebaut. Die Rowa-Zentrale hilft ebenfalls mit, so dass zum geplanten Roll-out im Februar 94 Prozent der gängigen Packungen hinterlegt sein sollen. Bei diesen Präparaten sollte also theoretisch das Verfalldatum in jeder Apotheke ohne zusätzliche Arbeit ausgelesen werden können. Ändert sich die Position auf einer Packung, muss dies nur in einer Apotheke neu erfasst werden. Die Software sucht dann künftig an beiden definierten Stellen nach dem Datum.

Nach Unternehmensangaben haben 3250 Apotheken in Deutschland einen Kommissionierer von Rowa. Aber nicht alle können die neue Software nutzen: Das Modul gibt es nur zur neueren Version der automatischen Einlagerung. Davon sind laut Rowa rund 450 Geräte im Markt. Und diese passen wiederum nur an den „Mercedes“ von Rowa, den VMax. Offiziell ist diese Beschränkung ein Softwarethema, damit nicht zu viele Komponenten parallel betreut werden müssen. Aber bei Rowa hofft man sicherlich auch, Neu- und Bestandskunden mit der Datumserkennung zu locken.

In anderen Ländern dürfte es leichter sein: In Großbritannien oder Australien etwa arbeiten fast alle Apotheken mit vollautomatischer Einlagerung, der Bedarf für den neuen Scanner ist entsprechend größer. Rowa wird den Datumsscanner parallel in mehreren Ländern einführen. Der deutsche Marktführer gehört seit 2011 zum US-Konzern CareFusion, der im vergangenen Jahr wiederum vom US-Medizintechnikhersteller Becton Dickinson (BD) übernommen wurde.

Auf dem deutschen Markt wird Rowa mit der Datumserkennung schnell Konkurrenz bekommen: Auch KLS arbeitet an einem entsprechenden Modul. Erste Tests seien erfolgreicher verlaufen als erwartet, sagt Geschäftsführer Ralf Stecinsky. Der Automatenhersteller aus Weiskirchen hat zusammen mit der Firma Cognex eine Technik entwickelt, die zuverlässig das Datum auslesen soll.

Stecinsky zufolge wird damit der letzte Knackpunkt bei der automatischen Einlagerung gelöst. Nach einem Pilotprojekt soll das Modul schnell zur Marktreife gebracht werden und mit allen KLS-Vollautomaten kompatibel sein.

Die Konkurrenz hat auf entsprechende Entwicklungen verzichtet und setzt auf die Einführung der 2D-Codes. Wenn die Packungen im Rahmen des Sicherheitskonzepts Securpharm damit versehen werden, ist das Verfalldatum über einen normalen Scanner auslesbar, die Fotomethode ist dann zumindest für Rx-Ware überflüssig. 2017 sollen die Codes kommen. Rowa und KLS wollten darauf nicht warten. „Vom Rezeptscan wurde auch abgeraten, weil das elektronische Rezept 2005 kommen sollte“, erinnert Stecinsky.

Und eine korrekte Buchführung über die Haltbarkeit der Arzneimittel im Automaten ist nicht unbedeutend. Nicht nur die Retouren lassen sich damit besser steuern als mit einer vom Automaten frei vergebenen Restlaufzeit. Nach dem Qualitätsmanagement dürfen keine abgelaufenen Packungen an Lager sein, sondern müssen in die Quarantäne.

Ein Apotheker hatte deshalb schon Ärger mit der Aufsicht. Bei Präparaten mit kurzer Haltbarkeit – etwa weniger gängigen Schilddrüsenpräparaten – war die von seinem Kommissionierer verwendete Voreinstellung von einem Jahr bis zur Auslagerung zu lang, weil das echte Verfalldatum nicht erfasst wurde.

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