Lagerhaltung nicht nach Bauchgefühl

Berlin -

Eine effiziente Lagerhaltung ist das Rückgrat jeder wirtschaftlich erfolgreichen Apotheke. Sie entscheidet darüber, ob Kapital sinnvoll gebunden oder unnötig blockiert wird, ob Kund:innen schnell bedient werden können oder mit leeren Händen gehen müssen. Nicole Ritter, Teamleitung Spezialisten Kundentraining bei Noventi, gibt Einblicke in bewährte Strategien zur Lageroptimierung, den intelligenten Einkauf und den Einsatz digitaler Tools.

Eine optimierte Lagerhaltung ist für Apotheken unverzichtbar. „Damit steht und fällt alles“, erklärt Nicole Ritter. Der Wareneinkauf müsse in einem gesunden Verhältnis zum Verkauf stehen – sonst drohten wirtschaftliche Einbußen. Doch viele Apotheken agierten hier vielfach noch zu intuitiv. „Häufig gibt es keine klaren Vorgaben von der Inhaberseite, sodass Mitarbeitende nach Bauchgefühl bestellen“, berichtet Ritter.

Eine gute Lagerplanung sei dabei keine einmalige Entscheidung, sondern ein kontinuierlicher Prozess. „Man muss regelmäßig nachjustieren. Was heute gut funktioniert, muss in ein paar Monaten schon wieder angepasst werden“, so Ritter.

Häufige Fehler in der Lagerhaltung und Bestandsführung

Ein zentrales Problem sei die mangelnde Abstimmung zwischen Inhaber:innen und Teams. „Es muss eine klare Strategie geben – was bestellt wird, in welchen Mengen und zu welchen Konditionen“, betont Ritter. Fehle diese Basis, entstünden häufig Überbestände oder Engpässe.

Dazu komme, dass viele Apotheken keine festen Routinen zur Überprüfung ihrer Lagerbestände hätten. „Einige arbeiten mit veralteten Listen oder betrachten wichtige Kennzahlen nicht“, so die Expertin. „Dadurch können Artikel unbemerkt zum Ladenhüter werden oder zu niedrige Bestände die Lieferfähigkeit gefährden.“

Balance zwischen Verfügbarkeit und Kapitalbindung

Eine zentrale Herausforderung sei, einerseits stets lieferfähig zu sein, andererseits aber nicht unnötig Kapital zu binden. Ritter rät dazu, gezielt mit digitalen Lösungen zu arbeiten. Ein Beispiel aus ihrer Praxis:

„Das Modul BestRX unterstützt dabei, den Lagerbestand gezielt zu optimieren. Es analysiert Rabattverträge und zeigt auf, mit welchen wenigen Präparaten sich die meisten Krankenkassen und Verträge bedienen lassen. Dadurch vermeidet man unnötige Lagerhaltung von ähnlichen Medikamenten.“

Ein weiteres wichtiges Tool sind sogenannte Nachfragenlisten. „Diese erfassen, welche Medikamente nicht vorrätig waren und nachbestellt werden mussten. Das hilft, häufig nachgefragte Artikel gezielt an Lager zu nehmen“, erklärt Ritter.

Drei essenzielle Kennzahlen für eine gesunde Lagerhaltung:

1. Lieferfähigkeit – Wie viele der benötigten Medikamente sind direkt verfügbar? Ein Zielwert von über 80 Prozent gilt als erstrebenswert.

2. Lagerwert – Welches Kapital steckt im Lager? „Hier lohnt es sich, Obergrenzen festzulegen, um übermäßige Bestände und eine zu hohe Kapitalbindung zu vermeiden“, empfiehlt Ritter.

3. Lagerumschlag – Wie häufig wird ein Artikel verkauft und ersetzt? „Ladenhüter sollten regelmäßig identifiziert und abverkauft oder aussortiert werden“, rät die Expertin.

Direkteinkauf oder Großhandel?

Ein weiteres Thema ist die Entscheidung zwischen Direkteinkauf und Großhandel. Während Direktbezüge oft mit besseren Konditionen locken, sind sie nicht immer wirtschaftlich.

„Ich habe Apotheken erlebt, die für Direktbezüge nur 2 Prozent bessere Konditionen hatten als beim Großhandel – dafür aber deutlich höhere Prozesskosten“, berichtet Ritter. Der Mehraufwand für Bestellungen, Einlagerungen und Zahlungen kann schnell den Vorteil zunichtemachen.

Ihr Tipp: „Apotheken sollten genau nachrechnen, bei welchen Artikeln sich Direkteinkauf lohnt und wo der Großhandel wirtschaftlicher ist.“ Gerade bei saisonaler Ware kann der Direktbezug sinnvoll sein – für Standardmedikamente aber oft nicht.

Automatisierung und digitale Tools – Ein Muss für Apotheken

Digitale Lösungen spielen eine entscheidende Rolle bei der Optimierung der Lagerhaltung. „Apotheken haben keine Zeit, 120 Listen manuell durchzugehen. Automatisierung hilft enorm“, betont Ritter.

Neben BestRX empfiehlt sie das Chef-Informationssystem (CIS) von Prokas. „Es bietet eine monatliche Auswertung der wichtigsten Kennzahlen, sodass Apotheken schnell erkennen, wo Stellschrauben sind.“

Fazit: Regelmäßige Optimierung als Erfolgsfaktor

Die Lagerhaltung ist ein dynamisches System, das kontinuierliche Anpassung erfordert. Wer regelmäßig seine Prozesse überprüfe, gezielt digitale Lösungen einsetze und strategisch einkaufe, könne nicht nur Kosten senken, sondern auch die Kundenzufriedenheit steigern.

„Apotheken sollten sich regelmäßig mit ihren Zahlen auseinandersetzen – und vor allem klare Strategien im Team definieren“, fasst Ritter zusammen. Denn eine optimierte Lagerhaltung sei nicht nur eine betriebswirtschaftliche Notwendigkeit, sondern auch ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.