Erfolgsrezept: Starke Teams, kluge Kommunikation

Berlin -

Eine gut funktionierende Teamkommunikation ist das Rückgrat jeder erfolgreichen Apotheke. Nur wenn Informationen klar und Abläufe transparent sind, können Teams effizient zusammenarbeiten – gerade an mehreren Standorten. Doch in Apotheken gibt es mitunter Nachholbedarf: Fehlende Abstimmungen, unklare Zuständigkeiten und schlecht übertragene Informationen führen zu Frustration und Ineffizienz. Sven Lobeda, Apotheker und Geschäftsführer der Apotheke Johannstadt in Dresden, erklärt seine Strategien für eine funktionierende Teamkommunikation.

Lobeda schildert, wie Apotheken durch klare Strukturen, digitales Wissensmanagement und eine offene Kultur langfristig wirtschaftlich erfolgreicher werden können. „Das wichtigste Fundament für ein funktionierendes Apothekenteam ist eine gemeinsame Vision“, sagt Lobeda. „Menschen arbeiten nicht nur für ein Gehalt – sie wollen sich mit ihrer Aufgabe identifizieren.“

Daher sei es entscheidend, dass sich das Team von Beginn an mit den Abläufen und Werten der Apotheke identifizieren kann. So könne schon beim Vorstellungsgespräch darauf geachtet werden, ob ein:e Bewerber:in wirklich ins Team passt. „Wenn jemand sagt, er will keine Apps auf dem Handy nutzen, ist er bei uns fehl am Platz“, erklärt er. „Wir arbeiten digital – und es muss von Anfang an klar sein, dass das Teil unserer Philosophie ist.“

Kommunikation als Schlüssel zu einem starken Team

Doch laut Lobedas Erfahrungen tun sich viele Apotheken schwer mit einer klaren Kommunikation. Oft werde nur unregelmäßig oder gar nicht kommuniziert. „Manche machen alle sechs Monate eine Dienstberatung – und wundern sich dann, dass das Team nicht an einem Strang zieht“, berichtet Lobeda. „Gute Kommunikation muss regelmäßig und strukturiert stattfinden.“

Häufige Fehler in der Teamkommunikation

Viele Apothekenleiter:innen unterschätzen, wie viel Unruhe mangelnde Kommunikation im Team erzeugen kann. Lobeda nennt ein klassisches Beispiel: „Ein Inhaber kommt in die Apotheke, sieht, dass vorne niemand steht, während hinten acht Leute arbeiten, und fragt sich: Was läuft hier falsch? Er sieht nur einen Moment – aber nicht das Gesamtbild.“ Solche „Chef-Momente“, wie er sie nennt, entstehen, weil Mitarbeitende oft nicht wissen, was von ihnen erwartet wird. Er empfiehlt:

• Klare Zielvorgaben: Apotheken sollten messbare Ziele definieren, etwa „x pharmazeutische Dienstleistungen pro Monat“ oder „x % unserer Kunden über E-Rezept bedienen“.
• Tägliche Updates: In seinen Standorten gibt es jeden Morgen eine kurze Abstimmung. Wer ist da? Wer macht was? Welche Aufgaben stehen an?
• Regelmäßige Reflektion: „Wir setzen uns immer wieder zusammen und analysieren, ob wir unsere Ziele erreicht haben – und wenn nicht, woran es liegt.“ Simple Tools wie ein Whiteboard oder eine digitale Plattform könnten hier Wunder wirken.

Die „Schwammtheorie“

Ein weiteres Problem seien sogenannte Wissensinseln – also Mitarbeitende, die über wichtige Informationen verfügen, diese aber nicht teilen. „Es gibt immer diese eine Person, die alles weiß: Wo der Ordner steht, welches Passwort gilt, wie das Abrechnungssystem funktioniert“, erklärt Lobeda. „Wenn diese Person dann krank wird, bricht das System zusammen.“

Hier kommt seine „Schwammtheorie“ ins Spiel: „Ein guter Mitarbeitender nimmt Wissen wie ein Schwamm auf – aber gibt es bei Bedarf auch wieder ab.“ Apotheken müssen daher Strukturen schaffen, die Wissen nicht an Einzelpersonen binden, sondern für alle zugänglich machen. Hier können folgende Maßnahmen helfen:

• Gemeinsame Wissensplattformen nutzen – beispielsweise alle wichtigen Abläufe und Infos digital hinterlegen.
• Wissensaustausch fördern – Regelmäßige Meetings, in denen Mitarbeitende ihre besten Lösungen teilen, sorgen für ein gemeinsames Lernen.
• Onboarding optimieren – Neue Mitarbeitende sollten von Anfang an Zugriff auf alle relevanten Informationen haben – nicht nur durch Kolleg:innen, sondern auch über digitale Tools.

„Das Ziel ist, dass das Wissen nicht bei Einzelnen hängen bleibt, sondern für das gesamte Team nutzbar ist“, sagt Lobeda.

Drei schnelle Tipps für bessere Teamkommunikation

Wer seine Apothekenkommunikation ab morgen verbessern will, sollte laut Lobeda folgende drei Dinge beachten:

• Nicht alles auf einmal ändern – Schritt für Schritt verbessern.
• Klare Erwartungen kommunizieren – was will ich als Inhaber:in? Welche Vorteile bringt es dem Team?
• Lieber unvorbereitet starten als ewig auf den perfekten Moment warten.

Fazit: Kommunikation führt zu mehr Ertrag

Eine gute Teamkommunikation ist kein Nice-to-have, sondern ein entscheidender Erfolgsfaktor für Apotheken. Sie sorgt für bessere Abläufe, motivierte Mitarbeitende und langfristig für wirtschaftlichen Erfolg. „Wenn das Team gut funktioniert, funktioniert auch das Geschäft“, fasst Lobeda zusammen. „Eine Apotheke kann die besten Konditionen und das beste Sortiment haben – aber wenn das Team nicht gut kommuniziert, wird das Potenzial verschenkt.“