„Wir sind in einem ständigen Optimierungsprozess“

Berlin -

Neue Preislisten, Hilfsmittelkataloge und Rabattverträge: Zum Jahresbeginn steht im Backoffice einiges an. Der Start ins neue Geschäftsjahr bietet aber nicht nur eine umfangreiche Aufgabenpalette, sondern auch eine breite Chancenvielfalt – insbesondere im Hinblick auf die neuen Jahresziele.

Zum Jahreswechsel wird im Backoffice das vergangene Geschäftsjahr unter die Lupe genommen und Fehler analysiert: Was lief sehr gut, was ist verbesserungswürdig, wo gibt es Optimierungspotenziale? Wurden Jahresziele – wie beispielsweise eine Umsatzsteigerung um einen gewissen Prozentsatz – erreicht? Das bietet auch Gelegenheit für eine Selbstreflexion: Was kann ich konkret im nächsten Jahr besser machen?

Apotheke bedeutet Optimierung

Zum Jahresbeginn müssen neben neuen Preislisten, Hilfsmittelkatalogen und Rabattverträgen auch die Zuzahlungsbefreiungen von Heimbewohnenden und Stammkunden eingepflegt oder aktualisiert werden. Außerdem müssen neue Kosten- und Schulungspläne, Aktionen und saisonale Sortimentsanpassungen vorausschauend geplant und terminiert werden.

Dabei muss das Backofficeteam stets die neu festgelegten Jahresziele im Blick behalten. Doch mit einer solchen Planung ist nur der Grundstein für ein erfolgreiches Geschäftsjahr gelegt, weiß PKA Angelika Jakobs aus der Adler-Apotheke Neuwerk in Mönchengladbach: „Das gesamte Jahr über läuft ein ständiger Optimierungsprozess.“ Ständig kämen im Apothekenalltag neue Arbeitsvorgänge dazu, die erst einmal ausprobiert werden müssen. „Unter Umständen stellt man dann fest, dass es noch nicht ganz so rund läuft. Dann bespricht man das im Team und es wird optimiert.“

Aufgaben reflektieren und neu denken

Optimierung ist laut Jakobs schon deshalb ein laufender Posten, „weil ständig neue Anforderungen wie zum Beispiel Vorschriften oder Gesetzesanpassungen dazukommen. Man kann nicht sagen: ‚Genau so machen wir das jetzt für die nächsten 20 Jahre.‘ Das funktioniert einfach nicht.“ Genau das gebe der Apothekenalltag her – für die PKA ein positiver Aspekt. „So hat man die Chance sich weiterzuentwickeln und auch präziser zu werden.“

Dazu zählt auch die im Team verteilten Aufgaben zu reflektieren und gegebenenfalls neu zu denken. „Jeder Angestellte hat seine Stärken. Der eine hat gerne Umgang mit Zahlen, der nächste optimiert gerne die Freiwahl.“ Vorlieben und Stärken entwickeln sich wie alles andere auch weiter. „Wenn es Personal und Arbeitsumfang zulassen, finde ich, sollte man die Leute auch schwerpunktmäßig dort einsetzen, worin sie gut sind.“