Importe bündeln: „Die meisten Kunden haben Verständnis“

Berlin -

Das gezielte Sammeln von Rezepten und das Bündeln von Importbestellungen kann den Apothekenalltag erleichtern und wirtschaftliche Vorteile bringen. PKA Anja Löst erklärt, warum eine klare Kommunikation mit den Kunden und das Zusammenspiel aller Apothekenbereiche dabei entscheidend sind.

Laut Löst lohnt sich das gezielte Sammeln von Rezepten und Bündeln von Bestellungen bei Importeuren – sowohl organisatorisch als auch wirtschaftlich. „Die meisten Kundinnen und Kunden haben Verständnis, wenn das Arzneimittel erst am Folgetag abgeholt werden kann“, sagt sie, „vorausgesetzt, die Kommunikation ist transparent und verlässlich.“

In ihrer Apotheke werden die Bestellungen tagsüber gesammelt und dann gegen 17 Uhr gebündelt aufgegeben. Die Importeure liefern meist am nächsten Vormittag oder im Tagesverlauf. Um keine falschen Zusagen zu machen, fragt das Team regelmäßig die tatsächlichen Lieferzeiten bei den Importeuren ab. Auch OTC-Produkte werden mitbestellt, wenn es wirtschaftlich sinnvoll ist.

Ungenutztes Potenzial ausschöpfen

Der Bereich der OTC-Importe birgt laut der PKA Potenzial, da er in vielen Apotheken bislang noch wenig genutzt wird. Manche Produkte sind günstiger im Einkauf und bieten bessere Margen, wenn Verpackung und Sprache für Kunden verständlich sind. Vor allem in den Sommermonaten lassen sich mit bestimmten Produkten besonders gute Verkaufserfolge erzielen. Löst betont: „Wenn man bei OTC, das ja frei kalkulierbar ist, auch noch das Pricing anpasst, dann haben wir da auch einen schönen Gewinn gemacht.“ Wichtig sei die enge Zusammenarbeit mit Importeuren – bei Auswahl, Lieferzeiten und Abläufen.

Diese Prozesse dürfen nicht nur im Hintergrund im Backoffice stattfinden, sondern müssen alle Ebenen – vom Handverkauf über das Controlling bis zur Lagerverwaltung – mit einbeziehen, betont Löst. Mitarbeitende im Handverkauf erklären, warum Medikamente manchmal erst am Folgetag abgeholt werden können – besonders bei günstigeren Importen. Transparenz sorgt für Klarheit und schafft Vertrauen bei der Kundschaft.

Der Informationsfluss sei zwar aufwendig, da sich Lieferzeiten und verfügbare Produkte laufend ändern. Teammeetings und digitale Kanäle wie Chats helfen allerdings, das Team auf dem neuesten Stand zu halten. Zusätzlich sorgen HV-Managerinnen als Schnittstelle zwischen Backoffice und Handverkauf dafür, dass wichtige Informationen schnell und zuverlässig weitergegeben werden. Ein täglicher Alarm erinnert zudem daran, die Importbestellung rechtzeitig abzuschicken. Gleichzeitig wird das Warenlager regelmäßig geprüft, um mit einer größeren Bestellung möglichst viele Bedarfe zu decken.

Das rechnet sich wirklich

Wichtig sei auch, das Warenwirtschaftssystem gezielt zu nutzen. „Man kann das auch ganz gut steuern, indem man eben genau die Sachen an Lager hat – und andere vielleicht nicht.“ So lasse sich direkt beeinflussen, welche Importe im Handverkauf bevorzugt angeboten werden – nämlich die mit der besten Marge. Die Bündelung der Bestellungen senkt den Lagerbestand, weil nur einmal täglich bestellt wird. Dank zuverlässiger Lieferungen und günstigerer Einkaufspreise bei Importen sinkt der Wareneinsatz, während der Abverkauf stabil bleibt.

Einen praktischen Tipp für alle Apotheken, die an ihren Prozessen arbeiten möchten: „Ich würde schauen: Welcher Import hat die beste Marge? Geben wir den tatsächlich regelmäßig ab? Wenn nicht, warum nicht?“, empfiehlt Löst. Wichtig seien dabei nicht nur Lieferbarkeit und Kulanz bei Retouren, sondern auch die Akzeptanz der Kundschaft. „Wenn ein Produkt aufgrund seiner Optik oder Sprache bei den Kunden nicht gut ankommt, nützt auch die beste Marge nichts.“ Deshalb empfiehlt sie enge Zusammenarbeit zwischen Controlling, Apothekenleitung und Handverkauf, um Ziele wie schnelle Lieferfähigkeit und wirtschaftliche Effizienz im Blick zu behalten.

Lust auf einen noch tieferen Einblick ins Thema? Dies ist bereits der dritte Teil einer fünfteiligen Videoreihe, die wöchentlich zeigt, wie moderne Prozesse in Apotheken funktionieren. In der nächsten Folge erklärt Apothekenmanagerin Anja Paape, welche Chancen eine gezielte Analyse von Altverträgen bietet.