Erfolgsfaktor Einkauf: „Günstiger Preis allein bringt nichts“

Berlin -

Anja Löst ist pharmazeutisch-kaufmännische Angestellte und Teamleitung im Backoffice einer Berliner Vor-Ort-Apotheke. Sie hat sich eingehend damit beschäftigt, wie Bestellprozesse effizient und praxisnah gestaltet werden können. „Wir wollen wirtschaftlich arbeiten, ohne dabei Kompromisse bei der Versorgung einzugehen“, sagt sie.

Löst hat sich intensiv mit der Frage auseinandergesetzt, wie sich Bestellprozesse in Apotheken effizient, praxistauglich und softwaregestützt gestalten lassen. „Wir wollen wirtschaftlich arbeiten, ohne dabei Kompromisse bei der Versorgung einzugehen.“ Dafür nutzt sie gezielt die Apothekensoftware – sowohl im verschreibungspflichtigen als auch im OTC-Bereich.

Ein zentrales Instrument sei dabei die gezielte Auswahl bevorzugter Lieferanten. „Wir hinterlegen in der Software, mit welchem Importeur oder Großhändler wir zusammenarbeiten wollen. Wenn zum Beispiel ein Reimporteur zuverlässig ist und gute Konditionen bietet, stellen wir das entsprechend ein – und das System zieht dann automatisch dort die Ware.“ Auf diese Weise werden Einkauf und Marge effizient gesteuert, sagt die PKA.

Zusammenspiel von Software und Team

Löst betont, wie zentral es ist, das gesamte Team einzubinden: Favoriten werden in der Software markiert – etwa per Ampelsystem oder Texthinweisen – damit der Handverkauf sofort erkennt, welcher Artikel bevorzugt werden soll. „Das macht die Entscheidung am Kunden einfacher.“ Änderungen in der Importstrategie oder bei Bezugsquellen werden über regelmäßige Schulungen direkt kommuniziert.

Ein weiterer Vorteil liegt für Löst in der Anbindung an MSV3: Die Schnittstelle zur Warenwirtschaft liefert unmittelbare Rückmeldungen zur Verfügbarkeit. „Wenn der Großhandel etwas nicht liefern kann, sehe ich das direkt – und kann über eine Importverfügbarkeitsanfrage eine Alternative prüfen. Auch Nachbestellungen direkt aus dem HV sind möglich, sogar mit Eilkennzeichnung. Das spart uns Wege und Zeit.“

Nachhaltiger Erfolg durch Prüfung und Flexibilität

Auch die Lageroptimierung ist Teil ihrer Strategie. Durch die Konzentration auf wenige, verlässliche Reimporteure wird das Lager schlanker, besser drehend und wirtschaftlich geführt. „Wenn ich nicht zehn verschiedene Reimporte lagere, sondern gezielt auf zwei, drei zuverlässige setze, dann ist das Lager besser steuerbar“, betont die PKA.

Mindestens einmal jährlich prüft Löst, ob die gesetzten Präferenzen noch sinnvoll sind – mit Blick auf Preis, Lieferfähigkeit, Konditionen und Servicelevel. „Ein günstiger Preis allein bringt nichts, wenn ständig Rückfragen kommen oder Lieferungen ausbleiben.“ Zusätzlich nutzt sie bei bekannten Engpässen die Möglichkeit von Vorbestellungen, um Versorgungssicherheit zu schaffen.

Auch Bestellzyklen werden aktiv gesteuert: „Wenn wir samstags beliefert werden können, dann bestellen wir auch freitags noch gezielt nach. Das funktioniert nur, wenn die Software entsprechend eingestellt ist – aber es bringt einen echten Zeitgewinn.“

Für Löst ist der Erfolg letztlich das Ergebnis aus Technik, Strategie und Zusammenarbeit: „Die Software ist das Werkzeug – aber wir müssen es richtig nutzen. Wenn alle an einem Strang ziehen, vom Backoffice bis zum HV, dann läuft es reibungslos – und wirtschaftlich.“

Interesse an mehr? Dieser Beitrag ist bereits der zweite Teil einer fünfteiligen Videoreihe, die wöchentlich praxisnahe Einblicke in moderne Bestellprozesse in Apotheken gibt. Das Thema der nächsten Folge ist, wie Apothekenteams durch Rezeptbündelung, Auswertungen und gezielte Steuerung des Großhandels zusätzliche wirtschaftliche Potenziale erschließen können. Zu Folge 1 geht es hier.