Engpässe: So gehen Apothekenteams damit um

Berlin -

Seit Anfang Dezember gibt es wieder einige Erstmeldungen in der Lieferengpass-Datenbank des Bundesinstituts für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM). Für Apothekenteams bedeutet das, es muss eine Maßnahmenkaskade ausgelöst werden. Wichtig dabei: Patient:innen und Arztpraxen sollten unbedingt mit eingebunden werden. „Wichtig ist es auch, wirklich hartnäckig zu sein und regelmäßig bei den Firmen und Großhandlungen nachzufragen“, betont PKA Veronique Wierczimok.

Ist ein Präparat plötzlich über den Großhandel nicht verfügbar, fällt das durch automatisierte Abfragen und Bestellungen durch die Apothekensoftware auf. In der Konsequenz wird eine Maßnahmenkaskade ausgelöst:

• Gilt der Engpass für alle Wirkstärken und Packungsgrößen?
• Ist das Präparat auch über weitere digitale Infrastrukturen wie Pharma Mall nicht mehr verfügbar?
• Gibt es eine Eintragung in der Lieferengpass-Datenbank des BfArM, die den Engpass erklärt? Wird hier Hersteller-seitig ein Engpassende angekündigt?
• Das Präparat wird auf die Nachlieferungsliste beim Großhandel gesetzt, die bei Verfügbarkeit sukzessive abgearbeitet wird.

Engpass: Wie sag ich's dem Kunden?

Manchmal kommen auch zeitlich begrenzte Sonderregelungen zum Tragen, wie zuletzt beim Reiseimpfstoff Vimkunya. Dies bedarf allerdings einer Sondergenehmigung, hier des Paul-Ehrlich-Instituts (PEI). Bei einer Dauer- oder Akutmedikation muss zwingend die Dringlichkeit des Präparats erfragt und intern vermerkt werden. Das ist insbesondere für die Rücksprache mit dem Arzt wichtig, um in Absprache eine Lösung für die Kundschaft zu finden.

Im Zeitalter der Versender und einer suggerierten Verfügbarkeit im Onlinehandel ist die Kommunikation mit Kundinnen und Kunden eine Herausforderung, wie auch PKA Veronique Wierczimok weiß: „Manchmal verstehen die Kundinnen und Kunden leider nicht, dass wir ihr verschriebenes Medikament nicht da haben und wir es auch leider nicht bestellen können, weil es derzeit nicht lieferbar ist.“ Da helfe nur Aufklärung und der Verweis auf den aktuellen Engpass. Es komme hier häufig zu Diskussionen. Manche Kundinnen und Kunden reagieren „leider sehr ungehalten“.

Apothekenteam als Vermittler

Hilfreich sei es, den Verschreiber mit ins Boot zu holen, um zwischen Patient:in und Praxis zu vermitteln. In vielen Fällen sei es auch einfach notwendig, um bei einer absoluten Nichtverfügbarkeit mögliche Alternativen abzusprechen. Aber: „Manchmal muss man auch die Kunden auf den behandelnden Arzt verweisen.“ Das sei für Mitarbeitende wie Kundschaft gleichermaßen frustrierend, weiß die PKA. „Wichtig ist es wirklich hartnäckig zu sein und das regelmäßig bei den Firmen und Großhandlungen nachgefragt wird. Ruhig auch mehrmals!“, plädiert sie eindrücklich.

Auch Präparate zur Nachlieferung aufzunehmen sei zentral, und die Vorbereitung auf absehbare Lieferenpässe „ist nicht verkehrt.“: „Wenn man so langsam sieht, dass ein Präparat oder ein bestimmter Wirkstoff schwer zu beschaffen ist, sollte man schnell bei den Großhandlungen oder Firmen nachfragen, was sie noch auf Lager haben und diese bestellen. Damit ist auch die Belieferung der Kunden nicht gefährdet.“ Hier lohne es sich auch, die Engpassliste des BfArM im Auge zu behalten.