„Mitarbeiterin, die keine Überstunden aufschreibt“

Berlin -

Sein Hauptaugenmerk in der Apotheke liegt auf Prozessoptimierung, Automatisierung durch Kommissionierautomaten, Onlineshop und papierlosen Abläufen: Seit verganenem Jahr nutzt Dr. Philipp Hoffmann, Inhaber der Dr. Hoffmann-Apotheken in Hahnstätten, Limburg, Frickhofen und Diez in seinem Betrieb dafür auch die KI-Assistentin „Emma“. Er ist immer noch begeistert: „Sie optimiert langweilige Standardprozesse und arbeitet etwa 100 Stunden in der Woche.“

Am Anfang sei der Aufwand relativ hoch, so Hoffmann. „Bis ein Prozess funktioniert, vergeht einige Zeit, aber wenn es dann läuft, ist es eine enorme Erleichterung in den Arbeitsprozessen der Apotheken.“ Ein großer Vorteil der kognitiven RPA-KI sei in der Prozessoptimierung, dass sie nur den Weg gehe, „den ich ihr beigebracht habe“, betont Hoffmann. „Sie probiert nichts aus, das ist also auch revisionssicher. Zudem wird jede Aktion mit einem Beweisbild dokumentiert“, so könne man alles von Anfang bis Ende nachvollziehen.

Es seien auch keine Programmierkenntnisse nötig. „Zudem bedarf es auch keines sehr starken Rechners in der Apotheke, es reicht ein handelsüblicher“, so Hoffmann. Die KI sei insbesondere dafür da, langweilige Standardprozesse ohne Fachwissen zu digitalisieren. „Meine Mitarbeiterinnen fragen dann auch schon, ob dies und jenes die Emma machen kann, weil es nerve, bestimmte Sachen immer und immer wieder zu machen.“ Es sei Hoffmann auch wichtig, dass sein Personal weiterhin die wertschätzenden Dinge mache. „Alles das, wo man Verstand braucht, Empathie und Wissen, das soll bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bleiben.“

Doppelt so schnelle Arbeit

Die KI ist zudem extrem günstig, vor allem in Hinblick auf Personalkosten. „Emma arbeitet für 1 Euro Stundenlohn und sie schreibt keine Überstunden auf“, fügt der Inhaber hinzu. „Mittlerweile macht sie etwa 30.000 Klicks pro Tag, bearbeitet 200 Rechnungen oder Mahnungen in ein bis drei Stunden“, so Hoffmann. „Der Zeitgewinn beträgt etwa 100 Stunden. Sie ist doppelt so schnell wie meine Mitarbeiterinnen.“

Dennoch möchte Hoffmann die Sorge vor Arbeitsplatzverlust nehmen: „Natürlich war die Angst im Team da, dass Emma eine Arbeitskraft ersetzt. Aber mittlerweile ist diese aufgehoben – im Gegenteil, mein Team hat noch viele Ideen für die KI“, freut sich Hoffmann. „Am Anfang musste ich mein Personal natürlich motivieren, aber dann waren alle begeistert.“

Stellenanzeige in 35 Minuten

So hilft Emma beispielsweise auch bei der Schaltung von Stellenanzeigen. „Innerhalb 35 Minuten kann sie auf verschiedenen Portalen die Anzeigen schalten“, so Hoffmann. Dazu nutze sie eine eigens erstellte Excel-Tabelle im Hintergrund mit den benötigten Daten. Praktisch sei auch, dass die einmal erstellten Prozesse an alle Mitarbeiter weitergegeben werden können. „Das kann man vergleichen mit einem QM-System“, so Hoffmann.

In puncto Datenschutz sei Hoffmann sicher, dass es kein rechtliches Problem gebe. „Da Emma auf unseren lokalen Rechnern läuft, werden keine Daten im Internet hochgeladen.“ Die Verarbeitung der Daten laufe demnach komplett intern.

Neue Ideen für Emma

Hoffmann hat auch schon weitere Ideen, die Emma demnächst umsetzen könnte: „Wir denken über einen Voice-Bot nach, der Bestellungen von Patienten aufnehmen kann. Auch die Möglichkeit, aus der KIM heraus E-Rezepte per QR-Code einzulesen, steht im Raum“, so der Inhaber. Bei der Verblisterung sieht er genauso Potenzial wie beim Thema rund um Preiserhöhungen.

Hoffmann ist nicht allein mit der KI-Nutzung. „Es gibt mittlerweile ein Netzwerk aus etwa 50 Apotheker:innen, die es auch schon nutzen. Es werden regelmäßig Workshops angeboten, in denen Fragen beantwortet werden und man sich austauschen kann über neue Ideen.“

 

Die gesamte Konferenz zum Nachschauen gibt es hier (ab 31:21):