Betriebskosten: Wo Apotheken wirklich Geld verlieren

Berlin -

Apotheken stehen heute vor der Herausforderung, steigende Kosten zu bewältigen und gleichzeitig wirtschaftlich flexibel zu bleiben. Deshalb versuchen viele bereits, ihre Prozesse zu optimieren. Doch laut Apothekenexperte Robert Fries, Geschäftsführer der Apothekenberatung Te.am Paracelsus, liegen die größten Potenziale oft in Bereichen, die im Alltag übersehen werden.

Der wichtigste Kostenblock, der nach seinen Erfahrungen regelmäßig falsch betrachtet wird, sind die Personalkosten. Sie sollten nicht – wie früher üblich – am Umsatz gemessen werden, denn die veränderte Kostenstruktur der Rx-Arzneimittel macht den Umsatz längst zu einer wenig aussagekräftigen Größe. Entscheidender ist der Rohertrag, und hier gelten laut Fries klare Grenzen: Rund 45 Prozent Personalkosten sind bei inhabergeführten Apotheken ein guter Richtwert, Filialverbünde sollten 50 Prozent nicht überschreiten.

Fries formuliert es klar: „Die meisten Apothekeninsolvenzen entstehen durch zu hohe Personalkosten.“

Ein weiterer unterschätzter Indikator ist die Kundenfrequenz pro Mitarbeiter im HV. Ein sehr guter Bediener schafft etwa zehn Kunden pro Stunde, das Mittelmaß liege bei sieben. Werde dieser Wert deutlich unterschritten, sei häufig schlicht zu viel Personal eingeplant – ein schleichender, aber enorm kostspieliger Geldabfluss.

Werbung: Der stille, aber teure Begleiter

Nicht nur das Personal verursacht hohe Kosten. Ein Bereich, der sich laut Fries als überraschend teurer „Nebenkriegsschauplatz“ entpuppt, ist die Werbung. „Viele Apotheken investieren in Maßnahmen, deren Wirkung weder überprüft noch nachvollziehbar ist.“ Klassische Beispiele seien Kassentrenner im Supermarkt oder Logodrucke auf Streuartikeln – vieles davon laufe unter Umständen seit Jahren unter dem Radar, ohne dass jemand hinterfrage, ob es überhaupt etwas bringe.

Fries rät dazu, alle Werbemaßnahmen konsequent auf ihre tatsächliche Wirksamkeit zu prüfen und nur das weiterzuführen, was nachweislich Frequenz oder Ertrag steigert. Alles andere sollte konsequent beendet werden.

Konditionen & Warenwirtschaft: Wo Transparenz bares Geld wert ist

Enorme Potenziale liegen auch in den Großhandels- und Direktkonditionen, die viele Apotheken laut Fries nicht vollständig ausschöpfen. Fehlende Detailkenntnis, mangelhafte Auswertungen und unklare Verantwortlichkeiten führten dazu, dass wertvolle Rabatte und Skonti ungenutzt blieben.

Deshalb empfiehlt Fries, Konditionsmodelle mindestens einmal jährlich neu zu bewerten und Bestellprozesse klar im Team zu verankern – laut seiner Expertise braucht es Transparenz über Konditionen im gesamten Team: „Wenn nicht jeder weiß, was wann wo und wie bestellt wird, verliert die Apotheke unweigerlich Geld“, betont er. Lagerhaltung und Bestellwesen sieht er deshalb notwendigerweise nicht als Chefentscheidung, sondern als Team-Work an.

Digitale Preisauszeichnung: Der unterschätzte Hebel für mehr Effizienz

Besonders eindringlich weist Fries auf ein Thema hin, das erstaunlich viele Apotheken nach wie vor betreffe: die händische Preisauszeichnung. „In Sicht- und Freiwahl werden Preise oft noch regelmäßig manuell ausgezeichnet und bei Preisänderungen angepasst. Was auf den ersten Blick trivial wirkt, ist im Alltag ein enormer Zeitfresser – und damit ein unmittelbarer Personalkostenfaktor.“

Digitale Preisschilder hingegen ermöglichten sekundenschnelle Preisänderungen, zentral gesteuert, fehlerfrei und ohne Personalaufwand. Das Invest sei überschaubar, die Entlastung im Alltag dagegen enorm. Für Fries ist das einer der einfachsten und wirksamsten Schritte, um Personalressourcen zu schonen und gleichzeitig professioneller zu arbeiten.

Drei Sofortmaßnahmen mit unmittelbarer Wirkung

Um Kosten schnell und wirksam zu reduzieren, empfiehlt Fries drei Maßnahmen, die jede Apotheke selbstständig angehen kann:

1. Personalkosten und Frequenzen analysieren Das bedeutet für Fries, Dienstpläne neu zu denken und an tatsächlichen Peaks auszurichten, Aufgaben neu zu strukturieren und Frequenzzahlen gezielt zu messen.
2. Dauerschuldverhältnisse prüfen Er empfiehlt, alle laufenden Verträge – von Großhandel über Direktbezüge bis hin zu IT, Versicherungen und Leasing – mindestens einmal jährlich komplett durchgehen.
3. Werbung skalieren Hier geht es vor allem darum, die Maßnahmen auf ihre Wirksamkeit zu überprüfen, Unwirksames zu streichen und Budget konsequent auf effektive Kanäle zu fokussieren.

Ergänzend rät er dazu, laufende Finanzierungen und Zinsbindungen frühzeitig zu prüfen, damit Handlungsspielräume nicht verloren gehen.

Kostenentwicklung der nächsten Jahre: Was auf Apotheken zukommt

Für die nächsten fünf bis zehn Jahre erwartet Fries insbesondere bei den „sonstigen Kosten“ – etwa Energie, Versicherungen oder Dienstleistungen – jährliche Steigerungen von 4 bis 5 Prozent. Die Personalkosten seien schwerer absehbar, da sie maßgeblich durch Tarifentwicklungen und Fachkräftemangel beeinflusst würden.

Zwar sei durch Preisentwicklungen mit moderaten Umsatzsteigerungen zu rechnen, doch diese würden die Kostensteigerungen nicht überall kompensieren.

Sein Fazit: „Die Apotheke muss heute die gesamte Tastatur des Klaviers beherrschen – sonst entsteht keine Melodie mehr.“

Laut Fries reicht es längst nicht mehr, nur einzelne Stellschrauben zu drehen. „Apotheken brauchen ein umfassendes Verständnis ihrer Kostenstrukturen, klare Prozesse, Transparenz und die Bereitschaft, nicht nur zu sparen, sondern gezielt zu investieren. Nur so lässt sich die wirtschaftliche Zukunft der Apotheke langfristig sichern.“