„PKA sollten Konditionen kennen“

Berlin -

Beim Einkauf ist nicht alles Chefsache. Im Apothekenalltag sind es vielerorts die PKA, die im Backoffice mit Herstellern verhandeln. Wann sich eine Bestellung beim Großhandel lohnt und wann lieber direkt eingekauft wird, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Fest steht für Fatmire Iseni von der Berliner MediosApotheke jedoch, dass die Konditionen transparent und genau geprüft sein sollten. 

Geht es um den Einkauf im Apothekengeschäft, gebe es mitunter einen Knackpunkt, sagt Iseni. „PKA sind oft gar nicht über die Konditionen informiert.“ Noch immer gebe es Leitungen, die daraus eine Geheimsache machten oder nur die oder den Chef-PKA einweihten. „Aber die PKA sollten die Konditionen kennen.“ Dadurch könnten sie entscheiden, wo es günstiger sei, Ware zu beziehen.

Der Direkteinkauf lohne sich bei Schnelldrehern. „Wenn ich ein Produkt 100- oder 200-mal am Tag abgebe, macht es Sinn über den Hersteller zu gehen.“ Dazu zählten auf jeden Fall Schmerzmittel. Der Bedarf lasse sich gut im Voraus für die nächsten drei Monate einplanen. „Dadurch muss sich das Personal nicht ständig mit den Produkten beschäftigen.“

Kommunikation zwischen HV und Backoffice

Wichtig sei der Austausch mit dem HV-Personal: „Auf Lager sollten diejenigen Marken, die vorne empfohlen werden oder besser laufen.“ Dabei sei der Stücknutzen im Blick zu behalten, um bessere Rabatte zu erzielen. Das Zusammenspiel sei wichtig. In kleineren Apotheken laufe der Austausch oft nebenher, in größeren Betrieben könne in den regelmäßigen Dienstbesprechungen über die Erfahrungen im HV gesprochen werden, um Strategien für den Einkauf zu entwickeln.

Wenn direkt bestellt wird, sei die Lieferung nicht innerhalb von wenigen Tagen zu erwarten. „Aus meiner Erfahrung heraus dauert es länger, man muss sich in der Apotheke auch organisieren, alles zu verräumen.“ Iseni empfiehlt, Direktbestellungen in einem Drei-Monats-Rhythmus zu bearbeiten.

WKZ in der Apotheke

Auch die Werbekostenzuschüsse (WKZ) sollten mit angesprochen werden. „Je nachdem welcher Hersteller es ist, können sie eine Bedeutung haben. Werbeplätze in der Apotheke sollten nicht umsonst vergeben werden.“ Damit sei nicht nur die Sichtwahl, sondern auch digitale Einspieler in der Offizin oder Social Media- sowie Newsletterplatzierungen gemeint. „Überalle, wo wir in der Apotheke Produkte bewerben, sollten wir es nicht umsonst machen.“

Auch ein genauer Blick in die Großhandelsvereinbarungen sei wichtig, betont Iseni. „Man muss die Verträge gut studieren, dort lauern einige Fallen, auch wenn das die Großhändler nicht hören wollen.“ Je nachdem was unterzeichnet wurde, seien Sonderangebote beispielsweise nicht im Hausrabatt eingeschlossen. Oft seien etwa Kosmetika ausgenommen. „Da sollte man doch unterscheiden können.“ Generell sollte bei der Frage, ob sich die Bestellung direkt oder über den Großhandel lohne, der Umsatz und der Lagerumschlag betrachtet werden. Auch andere zeitaufwendige Arbeiten wie das Einräumen sollten beachtet werden.