Verfahrensdokumentation und IKS

Feiertag: Betriebsprüfern Wind aus den Segeln nehmen APOTHEKE ADHOC, 04.11.2019 11:37 Uhr

Berlin - Seit fünf Jahren sind auch die Apotheken zu einem wirtschaftlichen Qualitätsmanagement verpflichtet. Grund dafür ist ein Erlass des Bundesministeriums für Finanzen (BMF). Das „Schreckgespenst“ nennt sich „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“. Nach den Erfahrungen von Steuerberater Torsten Feiertag haben die meisten Apotheken die damit verbundene Verfahrensdokumentation aber nicht installiert.

Der Erlass setzt sich aus 184 Textziffern auf 37 Seiten zusammen. Laut Feiertag ist der Erlass eine „norminterpretierende Verwaltungsvorschrift“ und somit nicht als Gesetz zu verstehen. Für Apotheken relevant sei die im Erlass beschriebene „Verfahrensdokumentation“ und das „Interne Kontrollsystem“ (IKS) – vereinfacht auch „wirtschaftliches Qualitätsmanagement“ genannt.

Die Verfahrensdokumentation soll den Datenverarbeitungsprozess der steuerrelevanten Daten aller in der Apotheke eingesetzten DV-Systeme schlüssig beschreiben. „Somit ist lediglich das IT-Verfahren gemeint“, so Feiertag. Aus der Verfahrensdokumentation sollen sich Betriebsprüfer zügig einen Überblick verschaffen können.

Die Verfahrensdokumentation beschreibt die organisatorischen und technischen Prozesse in der Apotheke. Sie gliedert sich laut Feiertag in folgende Punkte: Allgemeine Beschreibung, Darstellung des innerbetrieblichen Ablaufs und Organisation, Anwenderdokumentation, Darstellung einer sachgerechten Bedienung der IT-Anwendung, technische Systemdokumentation, technische Darstellung der IT Anwendung, Betriebsdokumentation, Darstellung der Anwendung eines internen Kontrollsystems sowie Vorhaltung eines Datensicherungsverfahrens und Verarbeitungsnachweise.

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