Apotheken-KI übernimmt 100 Arbeitsstunden

Seit April 2024 ist Emma bei Hoffmann im Einsatz. „Ich bin mit ihrer Arbeit noch immer sehr zufrieden und inzwischen arbeitet sie circa 100 Stunden pro Woche, 30.000 Klicks pro Tag bei mir“, sagt er. Der Inhaber von vier Apotheken hat ihr einmalig verschiedene Arbeitsabläufe „beigebracht“ und profitiert in verschiedenen Bereichen von der Entlastung. Sie erstelle etwa Stellenanzeigen und erkenne Rückrufe und Rote Hand Briefe auf der Abda-Internetseite. Auch Verbandsinformationen übernimmt sie und schreibt eine kurze Zusammenfassung für das Team.

Hilfe mit Prokas

Die KI ist auch in der Warenwirtschaft von Hoffmann im Einsatz. „Sie übernimmt die Defektabfrage und -Bestellung beim Großhandel. Alle fünf Minuten fragt sie zwischen 7:30 und 19 Uhr in Prokas ab und passt die Bestellmenge anhand von Mindestbestand an.“ Auch beim Überweisergeschäft hilft sie mit. Artikel, die außer Handel sind, nimmt sie aus dem Lagerbestand.

Auch im Kontakt mit der Kundschaft kommt Emma zum Einsatz: „Sie schickt Rechnungen aus Prokas per Mail an Kunden, erstellt Zahlungserinnerungen per Mail und sendet alle offenen Rechnungen als Anhang mit.“ Zudem erhielten Kundinnen und Kunden, die im Berichtszeitraum bestellt hätten, den Hinweis „Bitte bewerten Sie uns“.

Emma kann noch mehr: Sie kalkuliere die Preise nach Erhöhung neu und übermittele sie in Prokas. Beim E-Rezept gebe sie die Verordnungen in die Abrechnung und trage fehlende Chargen nach. Zudem warne sie, wenn E-Rezepte in der Bearbeitung abzulaufen drohten. Sie könne auch Fehlermeldungen der Kocobox erkennen und diese resetten. Die Liste geht noch weiter.

Hoffmann hat Emma die entsprechenden Aufgaben gezeigt. „Ich habe natürlich auch noch ein paar neue Prozesse im Vergleich zu letztem Jahr dazu bekommen, aber in der Regel habe ich nur noch etwa eine halbe Stunde pro Woche mit ihr zu tun, weil meine Prozesse inzwischen so stabil laufen, dass kaum noch Anpassungen nötig sind“, sagt er. „Genau genommen hat sie inzwischen auch eine Schwester (Emma-2) in meinem Unternehmen, die sie beim Abarbeiten und Erstellen weiterer Prozesse unterstützt.“

Emma in mehreren Apotheken

Dass Apotheken mehrere KI-Programme einsetzten, sei nicht ungewöhnlich. „Soweit ich weiß, gibt es inzwischen auch schon einen Kollegen im Frankfurter Raum, der vier Emmas parallel im Einsatz hat. Insgesamt dürften es inzwischen deutlich über 50 Kolleginnen und Kollegen mit einer Emma im Team sein.“

Die Nutzerinnen und Nutzer sind untereinander vernetzt: „Meine Prozesse habe ich auch schon einigen Kolleginnen und Kollegen zur Verfügung gestellt.“ Denn man könne Abläufe untereinander tauschen.“ Wenn zwei Computer exakt gleich eingestellt sind, kann ein Prozess dann ohne jegliche Anpassung direkt starten. In der Realität gibt es aber eigentlich immer ein paar kleine Abweichungen wie unterschiedliche Windows-, Office- oder Browserversionen, die dann doch Anpassungen beim einen oder anderen Schritt nötig machen.“

Hoher Arbeitsaufwand am Anfang

Emma ist jedoch kein Selbstläufer, warnt Hoffmann: „Der Arbeitsaufwand am Anfang darf nicht unterschätzt werden, aber ich kann mir nicht mehr vorstellen auf Emma zu verzichten. Die Firma selbst bietet inzwischen jede Woche einen ‚Workshop‘ speziell für Apotheken an, bei dem jeder der eine Emma im Einsatz hat teilnehmen kann.“ Dabei würden spezielle Themen vertieft oder aktuelle Fragen von Nutzerinnen und Nutzern besprochen.

Emma ist ein Produkt des deutschen Unternehmens Wianco Ott Robotics aus Seeheim-Jugenheim in Hessen. Hoffmann zahlte für eine Emma rund 800 Euro pro Monat. Bei der Software handelt es sich um eine kognitive KI. Weil keine Codes nötig sind, können auch Einzelpersonen oder Unternehmen das Programm nutzen. Spezielle IT-Kenntnisse sind nicht erforderlich.