E-Rechnung: Was jetzt zu tun ist

Berlin -

Mit dem Jahreswechsel kommt auch die Pflicht für Unternehmen, E-Rechnungen zu empfangen. Mit dem Wachstumschancengesetz im März 2024 wurde diese Änderung beschlossen, die jedoch Übergangsfristen bis 2027 für die komplette Nutzung beinhaltet. Für einige Apotheken könnte die neue Regelung Umstellungen bedeuten.

Inhaber:innen stellen bisher teils selbst Rechnungen in Papierform aus, Eingangsrechnungen kommen in Papierform oder landen als PDF im Mail-Posteingang. Ein einfaches PDF-Formular reicht den neuen Vorgaben zufolge aber nicht mehr aus, es braucht nun ein anderes Speicherformat. Laut der Treuhand Hannover stehen die X-Rechnung sowie das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschlands) zur Verfügung. Bei der X-Rechnung reicht ein einfacher PDF-Reader zum Lesen der Dateien jedoch nicht mehr aus.

Beim ZUGFeRD-Format ist das anders. Das hybride Format kombiniert menschen- und maschinenlesbare Rechnungsdaten in einem Dokument. Hier werden die Rechnungsdaten in einer strukturierten PDF-Datei mit XML-Daten übertragen, was eine automatische Weiterverarbeitung ermöglicht. Generell müssen Rechnungsempfänger also ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellen, gegebenenfalls lohnt es sich für die Rechnungen eine separate Adresse zu nutzen

Ausstellungspflicht folgt 2027

Programme, die Rechnungen erstellen, müssen diese Funktion besitzen. Einige besitzen diese Funktion bereits, Inhaber:innen sollten das überprüfen und sich notfalls mit ihrem Softwareanbieter in Verbindung setzen – auch wenn aufgrund der Übergangsfristen noch kein akuter Handlungsbedarf besteht. Ab 2025 besteht zunächst nämlich nur die Möglichkeit der Ausstellung von E-Rechnungen und eine generelle „Empfangspflicht“. Eine Ausstellungspflicht folgt erst 2027 – für inländische steuerpflichtige Umsätze an Unternehmen, wenn der Umsatz 2026 über 800.000 Euro lag. Eine generelle Ausstellungspflicht für alle ist erst ab 2028 gegeben.

Hier braucht es laut Treuhand keine E-Rechnung:

• „Rechnungen über Leistungen, die nach den § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind (beispielsweise Vermietung, Heilbehandlungsleistungen),
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro,
• Fahrausweise,
• Rechnungen an ausländische Unternehmer,
• Rechnungen an private Kunden bzw. Patienten“

Im Zusammenhang mit der Umstellung lohnt es sich zudem, Prozesse zu überprüfen, raten Expert:innen, wenn nun der Rechnungseingang anders läuft als bisher. Wer überwacht in welchem Rhythmus den Rechnungseingang? Wer lädt neue Rechnungen herunter? Auch an Vertretungsregelungen, Zugriffsrechte und den Umgang mit fehlerhaften Rechnungen sollte gedacht werden.