Wirtschaftliches Bestellen: Mehr als nur günstig einkaufen

Berlin -

Wirtschaftlich bestellen heißt, strategisch zu handeln – und das beginnt an der Spitze. Apothekerin Anja Paape setzt dabei auf transparente Entscheidungen, regelmäßige Marktanalysen und die Einbindung des Teams. Wer Konditionen nicht prüft, verschenkt Potenzial – und riskiert unnötige Kosten im Alltag.

Wirtschaftliches Bestellen beginnt auf Leitungsebene – davon ist Anja Paape überzeugt. Die Apothekerin unterstützt im Bereich Apothekenmanagement seit mehreren Jahren die Unternehmensleitung der MediosApotheke. „Altverträge gehören regelmäßig auf den Prüfstand“, sagt sie.

Altverträge regelmäßig prüfen

Wer über Jahre mit denselben Großhändlern oder Importeuren zusammenarbeitet, sollte prüfen, ob die Konditionen noch wettbewerbsfähig sind. Es gehe dabei nicht nur um Rabatte, sondern um das Gesamtpaket: Bezugskosten, Lieferfähigkeit, Zahlungsziele oder Zusatzleistungen. „Am Ende, wenn die Kondition nicht mehr stimmt, ist es extrem relevant, dass ich den Markt beobachte.“

Dabei rät Paape, auch vermeintlich bewährte Geschäftsbeziehungen nicht als gegeben hinzunehmen. Stattdessen sollten Apothekenteams regelmäßig Angebote einholen, auch von Mitbewerbern, mit denen bisher kein Kontakt bestand. „Man muss nicht jedes Jahr alles wechseln. Aber zu wissen, was möglich ist, ist die Grundlage für gute Entscheidungen.“

Ohne Teamarbeit läuft nichts

Kommt es zu Veränderungen – etwa durch einen neuen Großhändler, ein neues Warenwirtschaftssystem oder durch eine Anpassung der Bestellprozesse –, sei es entscheidend, das Team frühzeitig einzubinden. „Ich kann nicht einfach eine Entscheidung treffen und sagen: Ab morgen machen wir das so. Wenn ich das Team mitnehme, sind die Chancen viel höher, dass eine Umstellung auch funktioniert.“ Verständnis und Akzeptanz entstünden, wenn die Hintergründe klar kommuniziert würden, weiß Paape.

Auch bei der konkreten Ausgestaltung des Einkaufs lohne sich ein kritischer Blick: Wie häufig kommt es zu Teillieferungen? Fallen Rücksendekosten an? Wie zuverlässig ist die Erreichbarkeit der Ansprechpartner? „Oft wird zu wenig auf die Servicequalität geschaut“, betont die Apothekerin. Gerade im hektischen Apothekenalltag könne ein funktionierender, reibungsloser Ablauf einen großen Unterschied machen – oder zusätzliche Arbeit verursachen.

Kombination macht den Unterschied

Für Paape bedeute wirtschaftliches Bestellen mehr als nur günstiger einzukaufen. Es gehe um eine Kombination aus guten Konditionen, verlässlicher Leistung, schlanken Prozessen und einem gut informierten, eingebundenen Team. Voraussetzung dafür sei eine aktive, gestaltende Haltung der Apothekenleitung: „Nicht alles läuft automatisch gut – man muss hinschauen, hinterfragen und gestalten.“

Lust auf noch mehr Optimierung? Diesen Beitrag gibt es auch im Videoformat; er ist bereits der vierte Teil einer fünfteiligen Videoreihe, der zeigt, wie moderne Prozesse in Apotheken funktionieren. In der nächsten und letzten Ausgabe gibt Amon Ottersberg Tipps zur gezielten Umsetzung im HV.