Kalkulation und Wirtschaftlichkeit in der Apotheke

Der wirtschaftliche Erfolg einer Medizinalcannabis-abgebenden Apotheke ist stark mit der Prozessoptimierung verknüpft. Potenziale liegen besonders in Defekturen, Warenwirtschafssystemen und der Personalplanung.

Optimierung durch Defekturen

Medizinalcannabis als Rezepturarzneimittel erfordert eine aufwändige manuelle Handhabung: Medizinalcannabisblüten dürfen z.B. nicht ohne vorherige Verarbeitung (Abfüllen unverarbeiteter Blüten; Blütenzubereitungen plus Abfüllen) abgegeben werden.

Ein zentraler Aspekt wirtschaftlicheren Arbeitens – ohne größere Investitionen – sind Defekturen nach §8 Apothekenbetriebsordnung. Voraussetzung ist, dass die jeweilige Medizinalcannabissorte häufig verordnet wird. Statt jede einzelne Packung patientenindividuell abzufüllen, zu kennzeichnen und zu protokollieren, können bereits vorab größere Mengen (maximal 100 Packungen/Tag) in übliche Abgabedosen (z.B. 5g, 10g, 15g) umgefüllt werden. Dadurch entfällt der zeitintensive Abfüllprozess weitgehend, der pro Patienten inklusive Dokumentation etwa 15 Minuten dauert. Um sicherzustellen, dass die hergestellten Defekturen fristgerecht abgegeben werden, bedarf es einer gewissen Patientenzahl.

Effiziente Warenwirtschaftssysteme

Ein häufiges Problem vieler Apotheken sind Unzulänglichkeiten gängiger Apothekensoftwaresysteme (Stichwort: grammgenaue Bestandskontrolle).

Für Medizinalcannabisrezepturen geeignete ERP-/Apothekenkommunikationssysteme inklusive Warenwirtschafts- und Bestellsystem ermöglichen, neben einer exakten Bestandskontrolle, auch eine effizientere Einkaufsplanung. Die derzeit mehreren Hundert Medizinalcannabisblütensorten im Markt können nicht alle im Lager gehalten werden. Aus den erhobenen Systemdaten können meist mit wenigen Klicks Umsatzanalysen generiert werden, nach denen sich die Einkaufsplanung richtet – angepasst an die Verschreibungslage: Für kaum abgegebene Sorten kann die Lagerhaltung reduziert, für viel abgegebene Sorten aufgestockt werden. „Schnellläufer“ lassen sich gegebenenfalls als Defektur anlegen.

Bei einer Versandversorgung sind Logistikkosten entscheidend: Je nach Fall bieten sich Versanddienstleister wie DHL oder GO! Express & Logistics an. Abhängig von den Versandoptionen können Pakete häufig 14-20€ kosten. Versandkosten, die bei Weiterreichung nicht immer auf das Wohlwollen der Patienten stoßen. Das kann bedeuten, dass Apotheken aufgrund des Konkurrenzdrucks bei jedem Paket drauflegen. Das heißt Kostenoptimierung: Wie weit können Paketkosten durch Mengenstaffelungen gesenkt werden? Welche Versandoptionen sind unabdingbar (z.B. ID-Prüfung, Ü18-Paket, Unterschrift)? Welcher Anbieter bietet für die jeweilige Versorgung den besten Preis?

Primär- und Sekundärpackmittel sollten in größeren Mengen eingekauft werden, um derzeit den Packungspreis bestenfalls bei z.B. Plastikdosen zwischen 0,10-0,40€ und bei Glasbehältern unter 1€ pro Packungseinheit zu halten (Daumenregel).

Einsparpotenziale bei der Identitätsprüfung

§6 und §11 Apothekenbetriebsordnung verpflichten zur Identitätsprüfung von Medizinalcannabisblüten als Rezepturausgangsstoff.

Statt der zeitaufwändigen, teuren Dünnschichtchromatographie nach DAB-/DAC-Monographie können mittlerweile auch alternative, validierte Prüfmethoden angewendet werden. Beispielsweise führt die Nahinfrarot-Spektroskopie mittels ApoIdent 2.0 zu gleichen Ergebnissen und ist dabei effizienter. Je nach Versorgungsvolumen können sich die Gerätekosten bereits nach 1-2 Jahren amortisieren. Sollte dennoch auf die DC-Analyse zur Identitätsprüfung gesetzt werden, ist die DAC-Methode C der DAB-Methode C vorzuziehen.

Auch „Schnelltests“ können unter gewissen Umständen verwendet werden, die die Arbeitsgemeinschaft der Pharmazieräte Deutschlands in einem Positionspapier jüngst beschrieb.

Telefonservice als Nadelöhr

Grundlagen der Medizinalcannabis-spezifischen Personalplanung hier nachlesen. Besonderheiten ergeben sich bei der Versorgungsart:

Sobald eine Versandversorgung besteht, ist der Telefonservice einer der wichtigsten Punkte. Diese Basis für guten Kundenkontakt ist auch die am schwierigsten abzudeckende, denn häufig ist am Telefon viel zu tun. Für eine wirtschaftliche Personalplanung bietet sich eine Telefon-Schichtarbeit an. Weitere Erleichterungen sind z.B. Anleitungen auf der Apotheken-Webseite oder automatisch versendete Eingangsbestätigungen von Bestellungen sowie ein FAQ zur Beantwortung nicht-pharmazeutischer Anfragen – z.B.: Wie funktioniert eine Bestellung? Wie lange dauert die Bearbeitung? Bekommt man eine Sendeverfolgungsnummer?