Fristen im Griff: Backoffice-Planung im Januar

Berlin -

Der Jahreswechsel fordert vom Backoffice höchste Präzision bei der Koordination von Fristen, Bevorratungen und auslaufenden Konditionen. Durch eine vorausschauende Lagerplanung lassen sich drohende Preiserhöhungen effektiv abfedern und die Lieferfähigkeit für das kommende Geschäftsjahr sichern. Gleichzeitig müssen bereits im Januar die Weichen für saisonale Schwerpunkte gestellt werden.

Der Jahreswechsel stellt das Backoffice vor besondere planerische Herausforderungen. Nicht nur, dass zum Start in das Jahr 2026 knapp 550 Arzneimittel beim Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM) als nicht lieferbar gemeldet sind. Darüber hinaus gilt es die Bevorratung, Preiserhöhungen und Jahresvereinbarungen zu überprüfen:

• Nachbereitung der Bevorratung: Viele im Dezember abgeschlossene Bevorratungsverträge sehen Liefertermine im ersten Quartal vor. Jetzt ist die Zeit um zu kontrollieren, ob die Bestätigungen der gewählten Termine vorliegen und die Lagerkapazitäten für die eintreffende Ware bereitstehen.
• Aktuelle Einkaufskonditionen der Lieferanten griffbereit haben: Hier lohnt es sich die neuen Konditionen und gegebenenfalls auch Retourenregelungen separat in einer Liste zu führen oder sie vom jeweiligen Lieferanten anzufordern und in einem Extra-Ordner abzulegen, um sie bei Bedarf nachschlagen zu können.
• Reaktion auf Preiserhöhungen: Da 2026 bei vielen Firmen weitere Preisanpassungen anstehen, gilt es nun, Restkontingente zu alten Preisen zu identifizieren oder die Verkaufspreise zeitnah zu kalkulieren.
• Management von Lieferengpässen: Die Kommunikation mit dem Außendienst ist jetzt entscheidend, um bei Kontingentierungen – beispielsweise durch Rohstoffmangel oder Logistikprobleme zu Beginn des Jahres – priorisiert beliefert zu werden.

Grippeimpfstoff-Bestellungen rechtzeitig vorbereiten

Bereits kurz nach dem Jahreswechsel beginnt die Planung für die nächste Saison: Ab Mitte Februar oder März stehen beispielsweise die Grippeimpfstoffbestellungen an. Hierfür werden bereits Ende Januar die entsprechenden Bestellformulare für die Praxen vorbereitet.

Auf Basis dieser Unterlagen erfolgt die verbindliche Bestellung der Impfstoffe, um eine lückenlose Versorgung für den nächsten Winter sicherzustellen.