Fristen bei Lagerwertverlusten beachten

Berlin -

Nicht jede Retoure muss die Apotheke verlassen. Beim Lagerwertverlust geht es um Ware, die bereits im Lager liegt, durch eine Preisänderung des Herstellers aber an Wert verliert. Damit diese Differenz nicht zulasten der Apotheke geht, muss der betroffene Bestand erfasst und der entsprechende Betrag beim Hersteller geltend gemacht werden. Gerade bei größeren Warenlagern können sich dabei schnell mehrere Hundert Euro summieren.

Lagerwertverluste sind keine klassische physische Retoure. Die betroffenen Packungen bleiben ganz normal im Lager. Die Abwicklung läuft über die Warenwirtschaft: Das System zeigt, welche betroffenen Artikel und Mengen aktuell im Bestand sind, und berechnet daraus den möglichen Ausgleich.

Inhaber vertraut PKA

Wer die Lagerwertverluste regelmäßig mitlaufen lässt, statt sie nebenbei aus dem Blick zu verlieren, kann die Abwicklung gut in die bestehenden Backoffice-Prozesse integrieren. „Auf den ersten Blick wirken einzelne Lagerwertverluste oft nach Kleinkram. Wenn man diese Beträge aber über das gesamte Jahr betrachtet, kann da für eine Apotheke durchaus eine relevante Summe zusammenkommen. Da vertraue ich meinem PKA-Team“, sagt ein Apothekeninhaber.

Je nach Warenwirtschaft können Lagerwertverluste sogar automatisch zu den festgelegten Zeitpunkten, zum 1. und 15. eines Monats, an teilnehmende Hersteller übermittelt werden. Teilweise lässt sich auch festlegen, ab welcher Menge oder welchem Betrag eine Meldung vom Backoffice-Team überhaupt bearbeitet werden soll. Das kann im Apothekenalltag einiges an Arbeit abnehmen.

Jeder Hersteller hat eigene Regeln

Wie bei klassischen Retouren gibt es auch beim Lagerwertverlust keine einheitlichen Vorgaben. Manche Hersteller akzeptieren grundsätzlich keine Lagerwertverluste, andere verlangen eine vorherige Anmeldung. Die Meldung kann beispielsweise über Pharma-Mall, eigene Seiten der Hersteller oder per E-Mail erfolgen. Das Faxgerät darf dabei also, je nach Hersteller, auch mal Pause machen.

Auch bei Fristen und Gutschriften unterscheiden sich die Vorgaben. Manche Hersteller verlangen, dass zunächst gesammelt wird und eine Einreichung erst ab einem bestimmten Gesamtwert möglich ist. Andere setzen Fristen, innerhalb derer der Lagerwertverlust gemeldet werden muss. Die Erstattung kann direkt gutgeschrieben oder auf dem Apothekenkonto hinterlegt und mit einer späteren Bestellung verrechnet werden – auch hier setzen einige Hersteller Fristen.

Übersicht schafft Kontrolle

Damit im Alltag keine Frist oder Vorgabe übersehen wird, sollten die wichtigsten Herstellerbedingungen schnell auffindbar sein. Praktisch ist beispielsweise ein Ordner mit einem Register von A bis Z, in dem für jeden Hersteller hinterlegt ist, ob und unter welchen Bedingungen Lagerwertverluste akzeptiert werden. Mit einem einfachen Statusstempel wie „in Arbeit“, „eingereicht“ oder „Gutschrift eingegangen“ lässt sich zusätzlich festhalten, welche Vorgänge noch offen sind. So bleibt schnell ersichtlich, bei welchen Herstellern noch eine Rückmeldung oder Gutschrift aussteht.

Auch die Wirtschaftlichkeit sollte dabei nicht aus dem Blick geraten. Entstehen bei einem Artikel beispielsweise nur wenige Cent Lagerwertverlust, kann die Bearbeitung mehr Zeit kosten, als sie der Apotheke einbringt. Eine individuell festgelegte Mindestgrenze kann deshalb sinnvoll sein.