ApoDok® Die Verfahrensdokumentation für Apotheken

Spätestens seit Einführung der GoBD 2015 müssen für alle DV-Buchführungssysteme Verfahrensdokumentationen erstellt werden. Zu diesen Buchführungssystemen zählen bei Apotheken die eingesetzten Warenwirtschaftssysteme.

Das Fehlen der Verfahrensdokumentation stellt im Rahmen einer Betriebsprüfung einen Formalmangel dar und kann in einer umsatzdurchschnittlichen Apotheke zu Sicherheitszuschlägen auf den Gewinn und somit zu Steuernachzahlungen zwischen 10.000 € und 30.000 € führen.

Die Verfahrensdokumentation bildet die betrieblichen Abläufe in Bezug auf die Nutzung des WAWI-Systems ab.
Folgende Bestandteile sollte eine Verfahrensdokumentation beinhalten:

• Darstellung der Prozesse Wareneingang - Verkauf - Abrechnung der Umsätze.
• Darstellung der eingesetzten Hard- und Softwarekomponenten sowie die Weitergabe steuerrelevanter Unterlagen und Daten an den Steuerberater.
• Darstellung des Datensicherungskonzeptes bezüglich der WAWI-Daten, des Email-Verkehrs sowie der sonstigen steuerrelevanten Daten.
• Ein internes Kontrollsystem (IKS). Wer darf was? Einführung von Kontrollmechanismen.

Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation stellt viele Apotheker(innen) und deren Berater oftmals vor eine unlösbare Aufgabe. Zudem scheuen viele die damit oftmals verbundenen hohen Kosten für externe Berater.

Die C&P Apothekenberatung GmbH hat unter Nutzung der langjährigen apothekenspezifischen Beratungserfahrung von Steuerberater Nelson Cremers (www.steuerberater-apotheke.com) eine Verfahrensdokumentation für Apotheken entwickelt und bietet diese über die Webseite www.apo-dok.de an.
Dabei standen folgende Ziele im Vordergrund:

• Schnelle und einfache Online-Erstellung
• Überschaubare pauschale Gebühren
• Update- und Änderungsservice Online

Das Ergebnis dieser Überlegungen war das Produkt ApoDok^®.
Und so funktioniert ApoDok^®:

• Anmeldung auf der Webseite www.apo-dok.de
• Wahl des von Ihnen eingesetzten WAWI-Systems
• Ausfüllen des Online-Fragebogens
• Nach 14 Tagen erhalten Sie Ihre fertige Verfahrensdokumentation in Papierform und digital

Die Nutzen für die anwendenden Apotheker(innen) können wie folgt zusammengefasst werden:

• Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen
• Kein Stress im Falle einer Betriebsprüfung mit dem Finanzamt
• Kein Geldverlust durch Manipulation oder Falschanwendungen des WAWI
• Klare geregelte Verantwortlichkeiten

Weiter Infos erhalten Sie unter www.apo-dok.de und über www.steuerberater-apotheke.com.