IKS schützt vor Manipulationen und Steuernachforderungen!
Das interne Kontrollsystem (IKS) ist wesentlicher Bestandteil einer jeden Verfahrensdokumentation. Ohne IKS wird die Verfahrensdokumentation steuerlich nicht anerkannt!
Der Grund dafür ist ganz einfach: Wo viel Bargeld im Spiel ist, tummeln sich auch „Langfinger“. Darüber hinaus schützt ein funktionierendes IKS vor unbeabsichtigten Falschanwendungen des WWS, welche in der digitalen Betriebsprüfung häufig zu Datenauffälligkeiten (sog. Dateninkonguenzen) führen. Zumindest unangenehme Rückfragen des Prüfers oder sogar Sicherheitszuschläge können die Folge sein (mehr Informationen: www.apodok.de).
Man unterscheidet grundsätzlich folgende IKS-Maßnahmen:
Zugriffskontrollen:
Die Vergabe von Passwörtern stellt keinen besonders guten Zugriffschutz dar, da diese schnell innerhalb eines Teams kursieren. Besser sind sogenannte elektronische Zugriffskontrollen, wie z.B. Fingerprint oder elektronische Magnetbänder. Auch die Hinterlegung von Berechtigungen dient dem unberechtigten Zugriff bestimmter Mitarbeiter auf bestimmte Programmteile des WWS.
Abstimmkontrollen:
Hierunter versteht man beispielsweise das regelmäßige Prüfen von Stornolisten auf Plausibilität, die Prüfung von offenen Posten in der Faktura des WWS, etc.
Erfassungskontrollen:
Das regelmäßige Prüfen von Beständen im Rahmen der permanenten Inventur stellt eine Erfassungskontrolle dar. Auch das „Vier-Augen-Prinzip“, beispielsweise durch Unterzeichnung von Lagerbestandslisten vor Ausbuchung der nichtvorhandenen Artikel im Wege der manuellen Bestandskorrekturen, ist eine interne Kontrollmaßnahme.
Es liegt in Ihrem eigenen Interesse, ein funktionierendes IKS einzurichten. Es schützt nicht nur vor Manipulationen und Falschanwendungen, sondern hilft auch sogenannte Dateninkongruenzen zu vermeiden.
ApoDok bietet eine Verfahrensdokumentation für Ihre Apotheke mit integriertem IKS an (mehr Informationen: www.apodok.de/adhoc-apodok-info). Darüber hinaus reicht es nicht, ein IKS zu formulieren. Vielmehr kommt es der Finanzverwaltung darauf an, dass die IKS-Maßnahmen auch tatsächlich durchgeführt werden. Daher bietet ApoDok eine ausgeklügelte Excel-Arbeitsmappe (IKS-Tool) an. Dieses IKS-Tool dient dem Nachweis der durchgeführten IKS-Maßnahmen gegenüber der Finanzverwaltung. Das sichert die Anerkennung durch das Finanzamt! Und das ist das Ziel!
Weitere Infos erhalten Sie über ApoDok.
