Großhandel: E-Rechnung birgt Mehraufwand für Apotheken

Die Sanacorp informierte ihre Kunden über die Umstellung auf die E-Rechnung zu Anfang November. Damit seien Anpassungen der Prozesse verbunden, heißt es in dem Schreiben. „Aufgrund der gesetzlichen Vorgaben an eine E-Rechnung ist es nicht mehr zulässig, in einer Rechnung ausschließlich auf den Lieferschein zu verweisen. Daraus folgt, dass sämtliche Leistungen im maschinenlesbaren Teil (XML-Datei) der Rechnung detailliert dargestellt werden müssen.“

Eigene Rechnung pro Lieferschein

Ab der Umstellung gelte, dass künftig täglich zu jedem Lieferschein eine eigene Rechnung an die Apotheken geht. „Zudem werden Ihnen monatlich weitere abrechnungsrelevante Belege (zum Beispiel Gutschriften für Retouren und Konditionen) zur Verfügung gestellt“, heißt es weiter. Zudem wird zu jedem Abrechnungsmonat eine Monatsübersicht mit allen relevanten Transaktionen in komprimierter Form bereitgestellt. „Diese Monatsübersicht im PDF-Format ist keine eigenständige Rechnung, sondern dient Ihnen lediglich als übersichtliche Zusammenfassung.“

Kritik aus Apotheken

Ein Inhaber kritisiert die Umstellung. Im täglichen Apothekenalltag komme es deswegen zu Mehrarbeit. „Jede Rechnung muss gebucht werden, ein Lieferschein wird nur dokumentiert. Da jeder seine Buchhaltung anders aufgebaut hat, muss diese jetzt so umgestellt werden, dass aus der Warenwirtschaft die Rechnungen automatisch in der Buchhaltung landen“, sagt er. Zudem frage er sich, wie das automatisiert über die Warenwirtschaft laufen soll. „Dort wurden ja die Lieferscheine per MSV3 V2 eingespielt.“

Bei der Sanacorp weiß man um den Mehraufwand. „Wir haben aber wenig Spielraum“, sagt ein Unternehmenssprecher. Der Aufwand, der beim Einzelverbuchen heute schon hoch sei, werde nicht geringer. „Wir haben die Kunden frühzeitig informiert.“ Auf den nachgelagerten Aufwand habe man als Großhändler keinen Einfluss. Für eine bessere Transparenz würden ab November Einzelrechnungen zusätzlich zu den Sammelrechnungen angeboten.