Apotheker baut eigenes KI-System

Das Thema KI habe ein zweites Kapitel verdient, sagt Hoffmann, der vier Apotheken führt und mit der Apotheke seines Vaters einen Familienverbund betreut. Gemeinsam für seine Betriebe inklusive Versandhandel ging er den nächsten Schritt. Früher sei es bei KI um Software gegangen, die Aufgaben erledige, sagt er. Mittlerweile könne sie nicht mehr nur Texte schreiben oder einzelne Schritte übernehmen. „Sie baut komplette Systeme: mit Datenbank, Oberfläche, Schnittstellen zu Lieferanten, automatischen Prüfungen.“

Nächste KI-Generation

Seit April 2024 nutzte er Emma, die etwa Stellenanzeigen verfasste, Rückrufe oder Rote Hand Briefe erkannte und zusammenfasste. Auch Verbandsinformationen übernahm sie und schrieb eine kurze Zusammenfassung für das Team. Zudem war sie in der Warenwirtschaft involviert, etwa für Bestellungen.

Jetzt hat der Apotheker, der kein Informatiker ist, ein neues System für sich entdeckt. „Programmieren kann ich nicht. Trotzdem übernehmen bei uns KI und Automatisierung heute mehr als 100 Arbeitsstunden pro Woche.“ Es würden laufend mehr. „Man beschreibt in normaler Sprache, was man braucht, und die KI setzt es um, testet es und liefert es aus. Das war vor einem Jahr in dieser Form schlicht nicht möglich. Ich habe das seit Januar mit Claude Code für unsere sechs Betriebe gemacht – fünf Apotheken plus Versand. Ohne Softwarehaus, ohne Entwickler, ohne eine selbst programmierte Zeile Code.“

Millionen Vorgänge in Sekunden

Konkret bedeutet das: „Ich sehe jeden Morgen vor dem ersten Kaffee für alle Filialen, was gestern gut lief und wo etwas aus dem Ruder läuft – nicht erst beim Monatsabschluss“, sagt er. Dahinter steckten beispielsweise 11,4 Millionen Geschäftsvorgänge, die anonymisiert in Sekunden ausgewertet würden.

Auch für die Buchhaltung gibt es Neuerungen: „Eingangsrechnungen tippt bei uns niemand mehr ab. Das System liest sie selbst, gleicht Bankumsätze ab und bucht nur bei Übereinstimmung auf den Cent.“ Die Prüfung erfolge an 13.855 echten Belegen und die Trefferquote liege bei 99 Prozent. „Alles andere sieht ein Mensch. Die Buchhaltung arbeitet nur noch Ausnahmen ab.“

Eine effiziente Warenwirtschaft steht bei Hoffmann seit jeher im Vordergrund. Bereits mit Emma und jetzt mit dem neuen System setzt er dabei auf KI: „Verfallsware wird erkannt, bevor sie Geld kostet: Verfallsdaten, die unser Rowa nicht lesen kann, liest eine Bilderkennung nach. 168 von 184 Packungen automatisch, Zweifelsfälle werden bewusst an einen Menschen abgegeben.“

Routine-Aufgaben für Apotheken-KI

Routineaufgaben liefen nachts selbstständig: Dazu gehörten 82 automatische Abläufe wie etwa in 20 angebundenen Lieferanten- und Herstellerportalen. „Und das System prüft sich dabei jede Nacht selbst.“ Hoffmann ist begeistert – und mit seiner Euphorie nicht allein: „Genutzt wird es vom ganzen Team, nicht nur vom Chef: rund 57 Anmeldungen pro Tag aus Buchhaltung, Backoffice und den Filialleitungen. Unterm Strich spart uns das zusätzlich 20 Stunden pro Woche und wir können nun viele Abläufe deutlich genauer nachvollziehen und datenbasiert handeln. Die Filialleitungen haben endlich klare Zahlen, um ihr Team zu führen.“

Für ihn ist bei der Sache die individuelle Anpassung entscheidend: „Der Punkt, der mich am meisten umtreibt: Ein Systemhaus hätte für so etwas nach üblichen Maßstäben 12 bis 25 Personenjahre gebraucht, drei bis fünf Jahre Kalenderzeit und einen niedrigen einstelligen Millionenbetrag.“ Solche Werkzeuge hätten sich bislang nur Ketten und Großbetriebe leisten können. „Ich habe sieben Monate gebraucht, eine Person und eine KI.“

Die KI habe dabei nicht die Apotheke verstanden, sondern sein Wissen über Wareneingang, Konditionen und Rezeptabrechnung in die Software übersetzt. „Fachwissen reicht. Programmieren muss niemand können. Und das heißt: Was bei uns mit sechs Betrieben läuft, geht in kleinerem Maßstab mit jeder einzelnen Apotheke.“

Inhaber vertreibt KI an Kollegen

Sein Modell will er Kolleginnen und Kollegen zur Verfügung stellen und gründete dafür die Firma OptiApo. „Ich begleite bereits Apotheken auf genau diesem Weg, vom ersten Prozess ohne Patientendaten über Kennzahlen-Dashboards bis zur Buchhaltung. Eine Inhaberin hat sich als Einstieg ihre Personal- und Urlaubsplanung selbst gebaut: in wenigen Stunden, ohne Vorkenntnisse, und sie spart seitdem rund 100 Euro Softwarekosten im Monat.“ Sein Ziel sei dabei, mehr Freiraum und Sicherheit durch Abläufe zu schaffen.