Richtlinien für die Buchhaltung in Online-Apotheken

Wenn das Finanzamt eine Betriebs- und Steuerprüfung ankündigt, bleiben Apotheken in der Regel zwischen zwei und sechs Wochen Zeit, um alle wichtigen Unterlagen und Belege zusammenzusammeln. Werden Geschäftsvorgänge unter anderem auch online abgewickelt, kann das manchmal zu Unklarheiten im Hinblick auf die aktuellen Anforderungen an die Archivierung der Unterlagen führen. Der folgende Artikel gibt einen Überblick, was für Online-Apotheken steuerlich relevant ist.

Welche Unterlagen sind wichtig?
Im Rahmen der Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten von Apothekern verlangt der Gesetzgeber grundsätzlich, alle steuerlich relevanten Unterlagen geordnet aufzubewahren. Welche das sind, werden in der Abgabenordnung genannt:

1. Zehn Jahre aufzubewahren sind

• Ausgangs- und Eingangsrechnungen
• Inventare
• Gewinnermittlungen sowie Lohn- und Buchungsbelege und
• Jahresabschlüsse.

2. Sechs Jahre aufzubewahren sind

• Verträge sowie
• erhaltene und verschickte Handels- und Geschäftsbriefe (auch E-Mails!).

Außerdem gibt es noch den Punkt sonstige Unterlagen, soweit diese für die Besteuerung von Relevanz sind.

Wo bewahre ich die Belege am besten auf?
Über die Jahre hinweg sammeln sich in einer Apotheke eine Menge Unterlagen an und Lagerplatz ist teuer. Doch gerade im Computerzeitalter bieten sich kostengünstige Alternativen an: Neben der Aufbewahrung des Originals können Belege einfach eingescannt werden. Anschließend haben Apotheker die Möglichkeit, ihre Unterlagen auf einem Datenträger wie Festplatte oder CD zu speichern. Steht eine Betriebsprüfung an, muss jedoch gewährleistet sein, dass für den Prüfer alles über den Computerbildschirm lesbar ist. Zudem müssen die Belege ganz oder teilweise ausgedruckt werden, soweit die Finanzbehörde das verlangt. Bei einer Außenprüfung kann außerdem verlangt werden, dass die Daten maschinell ausgewertet oder die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem Datenträger ausgehändigt werden. Dazu bietet es sich an, auf eine genau darauf zugeschnittene Software zurückzugreifen, so etwa auf die Buchhaltungssoftware von Lexware. Durch umfangreiche Schnittstellen wie Elster, Online-Banking oder GDPdU erleichtert sie den Export, die Bearbeitung und die Auswertung solcher Daten.

Was, wenn der Prüfer etwas findet?
Irgendetwas wird der Prüfer bestimmt finden. Schuld daran sind meist Abweichungen zwischen den Daten aus dem Warenwirtschaftssystem und der Finanzbuchhaltung. Problematisch zeigt sich das zum Beispiel häufig bei Rezepturen: Werden Rohstoffe entnommen, muss dies entsprechend vermerkt werden. Andernfalls verbleiben sie virtuell im Bestand, während sie in Wirklichkeit verbraucht sind. Moderne Apothekensoftwares bringen im Alltag zwar oft große Erleichterungen, für die Betriebsprüfung sind sie jedoch oft ein Fluch, da hierbei jeder Bedienfehler der Software, jeder unabgeschlossene Vorgang und jede fehlerhafte Stornierung erfasst wird. Häufen sich Fehler, kann das Finanzamt unter Umständen sogar einen Vorwurf nicht ordnungsgemäßer Buchführung erheben. Anschließend stellt es Schätzungen an, bei denen Apotheken mit hohen Nachzahlungen rechnen müssen, die im schlimmsten Fall bis in den sechsstelligen Bereich gehen können. Im Zweifelsfall sollte man Einspruch einlegen.

Wie kann ich mich außerdem auf die Prüfung vorbereiten?
Idealerweise nehmen Apotheker täglich eine Abstimmung ihrer Kasse vor, zum Beispiel im Fall von Bestandskorrekturen bei Verderb und Diebstahl. Der Kassenabschluss wird am besten nur von bestimmtem Personal durchgeführt. Darüber hinaus sollten auch die Mitarbeiter für das Thema sensibilisiert werden. Es empfiehlt sich außerdem, sich Retourvorgänge vom Kunden abzeichnen zu lassen. Insbesondere ist auch bei Testrezepten Vorsicht geboten, wenn also ein Mitarbeiter für einen Kunden im System prüft, wie viel ihn ein Präparat auf Rezept kostet. Solche Vorgänge werden in der Software gespeichert, auch wenn sie nicht abgeschlossen werden. Das kann in der Buchhaltung später zu Abweichungen führen.

Fazit
Zwar sind die Anforderungen an die Aufbewahrung von Daten relativ hoch, für moderne Apotheken jedoch durchaus zu meistern, da neue Archivierungsformen per EDV die rechtssichere Ablage wichtiger Dokumente erlauben. Vor allem in Online-Apotheken kann das veraltete, uneffiziente Archiv daher der Vergangenheit angehören. Es ist lediglich ratsam, Ein- und Ausgangsrechnungen in Papierform aufzubewahren. Nicht unterschätzt werden sollte außerdem eine angenehme Atmosphäre während der Betriebsprüfung. Einen Prüfer können Apotheker nämlich manchmal ganz schön lange am Hals haben: Eine digitale Betriebsprüfung kann sich bis zu eineinhalb Jahren hinziehen.

_{Verantwortlich für den Inhalt Markus Müller.}