Grundsätzlich gilt: Eine Weihnachtsfeier ist steuerrechtlich eine Betriebsveranstaltung. Und damit ist die Kostengrenze bei 110 Euro inklusive Umsatzsteuer pro Mitarbeiter:in gezogen, ansonsten können Lohn- und Umsatzsteuer anfallen. Dürfen Partner:innen zur Feier mitgebracht werden, werden ihre Kosten dem jeweiligen Mitarbeitenden zugeschlagen. Den Begleitpersonen steht kein Freibetrag von 110 Euro zu. Nicht nur steuerrechtlich, sondern auch im Sinne des Betriebsfriedens gilt: Die Teilnahme an der Weihnachtsfeier muss freiwillig sein.

Weihnachtsmann mit Vorsteuerabzug

Sind alle diese Voraussetzungen erfüllt, sind die Kosten laut Treuhand Hannover als Betriebsausgaben steuerlich absetzbar, die Rechnungen von Busunternehmen, Gaststätte sowie Weihnachtsmann berechtigen also zum Vorsteuerabzug.

In die Gesamtkostenrechnung und die Pro-Kopf-Ausgaben der Weihnachtsfeier muss alles mit einbezogen werden:

• Speisen und Getränke
• Miete für Räume und Musik
• Fahrtkosten
• Eintrittskarten
• Übernachtungskosten
• Geschenke anlässlich der Betriebsveranstaltung bis 60 Euro Bruttobetrag

Die Treuhand warnt: Nach Auffassung der Finanzverwaltung zählen auch Mitarbeiter:innen bei der Gesamtkostenrechnung mit, die zwar nicht dabei waren, aber später ein Geschenk erhalten. Und bei den Pro-Kopf-Kosten für die Veranstaltung zählen natürlich nur die tatsächlich Anwesenden. Sollten Sie eine »Familien«-Weihnachtsfeier mit den Angehörigen Ihrer Mitarbeiter planen, werden die Aufwendungen für die teilnehmende Begleitung dem jeweiligen Mitarbeiter zugerechnet.

Pro Jahr maximal zwei Feiern

Und noch etwas: Pro Jahr sind nur zwei steuerfreie Betriebsveranstaltungen zulässig – aber mehr zu feiern haben die meisten Apotheken aktuell vermutlich sowieso nicht. Ab der dritten Feier betrachtet die Finanzverwaltung den Aufwand dann jedenfalls als „geldwerten Vorteil“ für die Arbeitnehmer:innen – also als Arbeitslohn. Inhaber:innen können dann eine pauschale Lohnsteuerabgabe von 25 Prozent des 110 Euro pro teilnehmenden Mitarbeiter übersteigenden Betrages wählen.

Hier wird es ein bisschen kompliziert: Die Lohnsteuerpauschalierung führt normalerweise zu einer Befreiung in der Sozialversicherung. Sie muss aber bis Ende Februar des Folgejahres durchgeführt werden – Weihnachtsfeiern finden naturgemäß kurz vorher statt. „Um die Sozialversicherungsfreiheit zu sichern, sollten Sie Ihrer lohnabrechnenden Stelle kurzfristig nach der Weihnachtsfeier mitteilen, ob und in welcher Höhe der Freibetrag von 110 Euro überschritten wurde“, so der Tipp der Treuhand. Notfalls sollte zur Sicherung der Sozialversicherungsfreiheit vorläufig ein geschätzter Betrag pro Teilnehmer lohnsteuerpauschaliert werden.