Die richtige Bevorratung ist nach allgemeiner Auffassung einer der zentralen Themen beim Einkauf der Apotheke. Die Optimierung des Lagers ist gekennzeichnet vom Lagerumschlag. Dieser errechnet, wie oft das Warenlager im jährlichen Durchschnitt umgeschlagen wird. Mit dem Umschlag ist der Abverkauf gemeint.

Die Kennzahl ergibt sich aus der Berechnung von Warenumsatz geteilt durch den durchschnittlichen Warenbestand. Natürlich kennen Apothekenberater eine möglichst optimale, für viele Apotheken aber immer noch schwer erreichbare Benchmark. Langjährige bewegte sich der Schnitt in den Apotheken zwischen 6,6 und 8,5. Das war zuweilen auch beeinflusst von den gesundheitspolitischen Entwicklungen. Optimal indes wäre ein Wert jenseits von 11,0 oder höher. Wird einmal monatlich der gesamte Lagerbestand abverkauft, kann von einer optimalen Lagerhaltung ausgegangen werden.

Problematisch ist immer, dass die Ware, die nicht abverkauft wird, im Lager verbleibt, auch Kapital bindet. Dadurch wird die eigene Liquidität der Apotheke gemindert. Die Folgen können zuweilen dramatisch sein, wie nicht nur Banken und Steuerberatungen berichten können. Als alleinige Kennzahl hilft der Lagerumschalg natürlich nicht weiter. Immerhin zeigen die jüngsten Entwicklungen bei den Rabattverträgen von Kassen und Generikaherstellern, dass eine ausreichende Lieferfähigkeit mindestens so sinnhaft ist wie das Einspielen von Einkaufsvorteilen. Sobald aber Kunden im Spiel sind, dürfte sich nicht einmal die Frage stellen, was wichtiger ist. Es geht hier zunächst immer um die Lieferfähigkeit, und damit um Kundenbindung und -zufriedenheit.

Bei der Optimierung des Lagerumschlags sollte zunächst analysiert werden, wie hoch der aktuelle Wert und wie weit entfernt der angepeilte ist. Das Ergebnis in Einklang mit der Lieferfähigkeit zu bringen, ist die eigentliche Herausforderung. Zunächst muss die Lagerzeit für Produkte auf ein Maximum begrenzt werden. Das kann ein Jahr sein, aber auch weniger. All Waren, die dieses Kriterium nicht erfüllen, werden aus dem Lager entfernt. In der Folge kann damit die Lagerzeit gesenkt werden. Bedeutsam ist indes, nicht alle Produkte über einen Kamm zu scheren, sondern bestimmte Produktgruppen zu ordnen. So kommt es zu einer Differenzierung von Schnell- und Langsamdrehern. Die Lieferfähigkeit wird durch ein optimales Warencontrolling gesichert. Die meisten Anbieter von Apotheken-EDV haben hierfür spezielle Angebote entwickelt.