Die Clearing- und die Retaxstelle wird vorerst nur von 8:30 Uhr bis 13:00 Uhr telefonisch erreichbar sein. Nachmittags sollen dringende Anfragen zu Genehmigungsanträge oder Retaxationen schriftlich geschickt werden. Außerdem werden die Apotheken gebeten, nicht eilige Anfragen zu sammlen und gebündelt vorzubringen. Zudem sollten sie die PZN, das Kassen-IK und weitere abgaberelevante Informationen bereithalten, damit der Austausch möglichst schnell über die Bühne geht. Viele grundlegende Fragen würden auch schon im Mitgliederbereich auf der Seite des Verbands geklärt, so der AVWL.

Bei Retaxationen sollen die Apotheken ausschließlich das zweiseitige Auftragsformular des Verbands verwenden. Dabei handelt es sich um eine PDF-Datei, in die Inhaber:innen, PIC-Nummer und Datum der Retaxation in vorgegebene Felder eingetragen werden. Ein Freitextfeld dient für weitere Informationen. Die Apotheken sollen bei Anfrage zudem möglich für eine gute Lesbarkeit der Images sorgen und das Anschreiben der Prüfstelle der Krankenkasse mit übermitteln.

Noch ein Tipp des Verbands: Bei den Retaxationen steht der Grund unterhalb des Rezeptes. Oft sei sofort ersichtlich, dass die Krankenkasse bestimmte Unterlagen wie Zuzahlungsbefreiungen, Defektbelege oder Nachweise zu Portokosten anfordert. Diese Belege sollen die Apotheken selbstständig heraussuchen und direkt mitschicken.

Bei Genehmigungsanträgen im Bereich Hilfsmittel, Medizinprodukte und Diätetika sollen die Apotheken die Kopiervorlage „Auftrag an die Clearingstelle“ verwenden und das Auftragsformular vollständig ausfüllen – vor allem die PZN des Produktes. Auch hier sollen die Teams in den Apotheken auf die möglichst gute Lesbarkeit der Kopie der ärztlichen Verordnung achten. Fehler der Praxen bei der Angabe der Diagnose sowie des Diagnoseschlüssels auf dem Hilfsmittelrezept sollten vorab geklärt und gegebenenfalls nachtragen werden. Gleiches gelte für den Verordnungszeitraum bei Hilfsmitteln zum Verbrauch.