Jacob zufolge sollten zunächst die Einkaufsbedingungen kontrolliert werden: „Ein großer Hebel liegt in den Großhandelskonditionen“, erklärt die Inhaberin. „Viele Apotheken fokussieren sich darauf, gelegentlich gute Direkteinkäufe zu tätigen, dabei ist ein klug ausgehandelter Großhandelsvertrag eine dauerhafte Einsparquelle.“

Doch auch der Personaleinsatz spielt eine zentrale Rolle: „Wenn ich weniger Direkteinkauf betreibe, spare ich Ressourcen im Backoffice und kann meine Mitarbeitenden für andere Aufgaben einsetzen“, betont sie. In ihrer Apotheke übernimmt eine PKA, die nur halbtags arbeitet, dennoch den gesamten Direkteinkauf – dank effizienter Prozesse.

Ein weiteres Einsparpotenzial liegt in der regelmäßigen Überprüfung der Einkaufskonditionen. „Ich lasse meine Großhandelskonditionen durch meine Kooperation überwachen“, berichtet Jacob. „Sie gleichen automatisch jeden Lieferschein mit den ausgehandelten Konditionen ab – so bleibt nur eine kleine Anzahl an Rechnungen übrig, die meine PKA händisch überprüft.“

Wann lohnt sich welcher Einkaufsweg?

Die Entscheidung zwischen Direkteinkauf und Großhandel ist eine strategische Abwägung. Jacob setzt auf folgende Faustregel:

• Direkteinkauf lohnt sich erst ab einem Rabatt von mindestens 25 Prozent
• Der Großhandel bietet oft mehr Flexibilität und geringeren Verwaltungsaufwand.

Ein entscheidender Punkt sind für Jacob die Retouren-Regelungen: „Ich kaufe nur direkt ein, wenn der Hersteller einfache und kulante Rückgaberichtlinien hat. Komplizierte Prozesse schrecken mich ab“, so Jacob.

Sie warnt zudem vor den Minderpreisspannen im Großhandel: „Oft werden Rabatte für das gesamte Sortiment suggeriert, tatsächlich gelten sie aber nur für bestimmte Warengruppen. Das sollte man regelmäßig gegenchecken.“

Lageroptimierung: Diese Listen sind entscheidend

Eine gute Lagerverwaltung ist das A und O, um Kapital nicht unnötig zu binden, wie Jacob betont. Sie ist keine Freundin unzähliger Listen, für sie gibt es vier zentrale Aufstellungen, um ihr Lager wirtschaftlich zu führen:

1. Spannenkiller-Liste: Zeigt Artikel mit einer zu geringen Marge an. „Ich stelle ein, dass mir alle Produkte mit einer Spanne unter 30 Prozent angezeigt werden. Dann gehe ich die Liste durch und entscheide, ob ich die Preise anpassen oder Produkte auslisten muss.“
2. Ladenhüter-Liste: Identifiziert Produkte, die sich über einen bestimmten Zeitraum (beispielsweise drei Monate) nicht verkauft haben. „Besonders wichtig für hochpreisige Produkte – ich sorge dafür, dass diese möglichst rechtzeitig retourniert werden.“
3. Nester-Liste: Erfasst Artikel, die sich nur sehr selten verkaufen. „Ich halte sie für weniger relevant, aber sie kann helfen, unnötige Bestellungen zu vermeiden.“
4. Nachfragen-Liste: Dokumentiert, welche Medikamente nachgefragt, aber nicht vorrätig waren. „Diese Liste ist super wichtig, um unsere Lieferfähigkeit zu verbessern.“

Jacob betont, dass alle diese Listen in modernen Warenwirtschaftssystemen bereits vorgefertigt sind und nur auf die eigenen Bedürfnisse angepasst und regelmäßig geprüft werden müssen.

Strategisches Pricing bei Preisgestaltung

Ein oft vernachlässigtes Thema sei die dynamische Preisgestaltung, so Jacob. Sie setzt auf ein automatisiertes Pricing-Modul, das Preise je nach Marktumfeld anpasst.

• Artikel mit hohem Preisdruck (zum Beispiel bei Voltaren forte) werden nur minimal angepasst.
• Produkte mit weniger Preisbewusstsein (zum Beispiel Nischenpräparate) können gezielt nach oben korrigiert werden.
• Die Preise werden monatlich automatisch angepasst – Jacob selbst muss nichts tun.

„Am Anfang war es ungewohnt, weil Mitarbeitende dachten, wir würden Kunden ausnutzen. Aber langfristig haben sie verstanden, dass es um wirtschaftliche Stabilität geht“, erklärt sie.

Ihr Tipp: Preisanpassungen schrittweise umsetzen und Mitarbeitende ins Boot holen, damit sie das Konzept verstehen.

Dienstleistungen: Warum Beratung nicht kostenlos sein sollte

Ein weiteres wirtschaftliches Standbein kann der Bereich Zusatzdienstleistungen sein. Jacob bietet beispielsweise Vitamin-D-Messungen an. „Dabei ist es wichtig, dass der Preis für diese Dienstleistung so kalkuliert ist, dass sich der Test trotz Material- und Zeitaufwand lohnt.“

Perspektivisch sieht sie weiteres Potenzial in kostenpflichtigen Beratungsangeboten, etwa zu Darmgesundheit oder Epigenetik. Apotheken sollten sich trauen, Beratungsleistungen nicht kostenlos anzubieten – schließlich wird diese Arbeit in anderen Gesundheitsbereichen auch vergütet.

Fazit: Kleine Stellschrauben mit großer Wirkung

Eine wirtschaftlich erfolgreiche Apotheke brauche oft keine radikalen Einschnitte – sondern eine intelligente Feinjustierung, so Jacob. „Wir sollten nicht nur gut einkaufen, sondern auch so wirtschaften, dass unsere Apotheke langfristig stabil bleibt“, resümiert sie. „Denn nur so können wir auch in Zukunft für unsere Kunden da sein.“