Hilfsmittel unterliegen eigenen Regelwerken, weshalb sie besonders anfällig für Retaxationen sind. Wichtig sei die korrekte Bezeichnung, sagt Nejatian. Produkte mit PZN ließen sich einfach nachvollziehen. Auf dem Rezept könne es aber zu verwirrenden Angaben kommen. Auf manchen Verordnungen seien „Gehhilfen“ verschrieben – gemeint waren aber anatomische Gehstützen. Es sei auch vorgekommen, dass ein E-Rollstuhl verschrieben wurde, gemeint gewesen sei jedoch ein E-Scooter.

„Während eine PZN eine eindeutige Zuweisung ist, geht es bei Hilfsmitteln um Bereiche oder Produktgruppen“, so der Inhaber der Heegbach Apotheke in Erzhausen. Für die Abgabe bedeute dies, dass es Spielraum gebe, was konkret genommen werde. Wichtig sei auch der Blick auf den Preis des Produkts.

Durcheinander bei Hilfsmitteln

„Leider gibt es im Hilfsmittelbereich nicht so eine gute Informationspolitik wie in der Apotheke.“ Man werde nicht verlässlich über Änderungen oder Anpassungen informiert, etwa wenn Verträge durch die Krankenkassen gekündigt würden. Apotheken müssten mit jeder Krankenkasse selber einen Vertrag abschließen, wenn es über die apothekenüblichen Produkte hinausgehe.

Die Bürokratie und der Aufwand seien sehr hoch. Die Apotheke müsse etwa Kostenvoranschläge schreiben. Genehmigungen und Vertragskonstellationen sorgen für zusätzliche Fehlerquellen. „Mein Tipp an Kolleginnen und Kollegen ist, dass man sich mit den Hilfsmitteln auseinandersetzt, die Maße zu messen und bei der Krankenkasse zu fragen, ob es einen Vertrag gibt oder nicht.“

Bei pauschalen Verträgen gebe es seitens des Apothekerverbands Unterstützung. Dennoch sei das Retaxrisiko angesichts verschiedener Systeme und Verträge hoch. Auch beim Abrechnungsdienstleister Noventi kennt man das Problem: „Gerade die Abrechnung birgt viele Besonderheiten und verlangt Sorgfalt. Apotheken müssen die gelieferten Mengen und Preise so dokumentieren, dass sie mit dem bewilligten Budget übereinstimmen“, sagt eine Sprecherin.

Rundungsfehler im Cent-Bereich

Einer der häufigsten Fehlergründe seien kleine Rundungsfehler im Cent-Bereich, etwa wenn Einzelpreise nicht exakt zur Pauschale passten. „Fehlende Angaben wie Pflegekassen-IK oder Abgabedatum führen immer wieder zu Rückläufern. Auch fehlerhafte Hilfsmittelpositionsnummern oder Abweichungen zwischen Genehmigung und Abrechnung führen dazu, dass Kassen Rechnungen kürzen oder komplett absetzen.“

Um Zusatzaufwände zu vermeiden, helfen vor allem strukturierte Abläufe – denn Fehler fallen teils erst Wochen später auf. „Für die Abgabe von Pflegehilfsmitteln zählt vor allem, dass die Formalien stimmen: Versicherungsdaten, gegebenenfalls die schriftliche Einwilligung für die Abrechnung mit der Pflegekasse sowie eine eindeutige Produktauswahl.“ Hilfreich seien Checklisten und digitale Prozesse zur Entlastung im Apothekenalltag.