Kalender, Energie oder Urlaubsgeld: In Apotheken wird immer öfter der Rotstift angesetzt. „Es gibt selten den einen großen Kostenfresser“, sagt Apothekenberater Holger Gec. Stattdessen summierten sich zahlreiche kleine und mittlere Positionen, die über Jahre mitliefen, nicht regelmäßig hinterfragt würden und so Monat für Monat Ergebnis und Liquidität belasteten.

Großer Kostenblock Personal

Einer der größten Kostenblöcke in der Apotheke ist das Personal. „Die tatsächlichen Personalkosten liegen deutlich oberhalb des vereinbarten Bruttogehalts. Deshalb sollte die Gesamtbelastung regelmäßig betrachtet werden“, rät Gec. Wenn es etwa um eine Gehaltserhöhung gehe, sollten neben klassischen Sachbezügen etwa auch betriebliche Altersversorgung oder andere begünstigte Benefits geprüft werden.

Doch die Investition in das Personal kann auch lohnenswert sein. „Ich leiste mir freiwillig ein Polster und könnte eigentlich auf ein paar Teilzeitkräfte verzichten“, sagt ein Inhaber. „Aber eine zusätzliche PKA, die sich gezielt um den Einkauf kümmert, spart mir viel Geld, das hatte ich unterschätzt.“

Prozesse optimieren

Gerade im Backoffice lässt sich in der Apotheke Geld sparen, wenn man an den richtigen Prozessen ansetzt. „Ein überdimensioniertes oder schlecht gesteuertes Warenlager ist ein typischer versteckter Kostenfaktor“, sagt Gec. Entscheidend sei nicht, möglichst wenig Ware zu haben, sondern mit einem wirtschaftlichen Bestand eine hohe Lieferfähigkeit zu sichern. Dabei sollten Gebühren, Fristen und vermeidbare Retouren im Blick behalten werden. Auch Bestellprozesse könnten oft optimiert werden, um Mehrbestände oder Zusatzlieferungen zu vermeiden.

Inhaberinnen und Inhaber sollten regelmäßig vermeidbare Verluste suchen, rät er. „100 Euro zusätzliche Gebühren auf einen Warenbezug von 10.000 EUR entsprechen wirtschaftlich 1 Prozent. Um 1 Prozent bessere Konditionen wird oft intensiv verhandelt – vergleichbare Beträge verschwinden an anderer Stelle dagegen schnell unbemerkt.“

Verträge prüfen

Ein weiterer Block seien Sach- und Finanzkosten. „Hier schleichen sich oft Gewohnheiten ein, Verträge laufen weiter und Preise steigen schrittweise.“ Es lohne sich, Wartungsverträge, Versicherungen, Abonnements oder Energie- sowie Telefon- und Mobilfunkverträge zu prüfen. „Kostenoptimierung heißt nicht, eine Apotheke kaputtzusparen. Es heißt, Geld dort nicht mehr auszugeben, wo kein ausreichender Nutzen entsteht - und dadurch Spielraum für die Dinge zu schaffen, die die Apotheke wirklich weiterbringen.“