Fallen technische Systeme aus, geraten Lieferketten ins Stocken oder herrscht plötzlich akuter Personalmangel, ist die Handlungsfähigkeit einer Apotheke entscheidend. Immerhin müssen Apothekenteams auch im Notfall flexibel bleiben und die Versorgung mit Arzneimitteln aufrecht erhalten. Manchmal retten in die Jahre gekommene Technologien wie das Faxgerät die Akutversorgung oder auch Approbierte, wenn der eigene HBA nicht mehr so funktioniert, wie er soll. Klare Konzepte für den Bestellprozess sowie den Einkauf mit transparenten Handlungsanweisungen können ebenfalls Abhilfe schaffen.

Eine Möglichkeit ist, nicht nur auf einen Bestellweg zu setzen. So sollten auch alternative Kanäle zu den Großhändlern vorhanden sein, wie beispielsweise die telefonische Bestellung oder die Bestellung per Fax. Eine gut zugängliche Liste mit den wichtigsten Ruf- und Faxnummern sollte in jeder Apotheke ausliegen. Zudem sollten regelmäßig Schulungen aller Mitarbeitenden stattfinden, um im Notfall handlungsfähig zu bleiben.

Checkliste für kritische Situationen:

• Bestand von Medikamenten regelmäßig prüfen
• alternative Lieferanten bereithalten
• Offline- und Notfallbestellwege testen
• Personal für Vertretung bei Ausfällen schulen
• technische Backups regelmäßig prüfen
• Notfallkontakte aktualisieren
• Stellvertretungsregelungen für Schlüsselpositionen festlegen