Ein Klassiker unter den Verlustquellen ist der Verfall von Arzneimitteln. Besonders betroffen sind Produkte mit geringer Umschlagshäufigkeit, aber auch Aktionsware, die im Alltag untergehen kann. Werden zu große Bestellmengen bei geringem Bedarf ausgelöst oder findet eine Lagerhaltung ohne klare Verfallsdatenübersicht statt, drohen Kosten, die vermeidbar wären. Auch eine fehlende Umverteilung zwischen Filialen kann Ursache für von Verfall bedrohte Waren sein. Präventionsmaßnahmen können sein:

• ein effektives EDV-gestütztes Verfallmonitoring
• Maßnahmen wie gezielte HV-Beratung zu abverkaufsgefährdeter Ware
• Sonderplatzierungen
• interne „Verfallslisten“ um Restbestände zu reduzieren
• simpel, aber effektiv: Anwendung von „First In, First Out“ bei der Lagerplatzierung

Verlust wegen Diebstahl

Auch Diebstahl spielt in vielen Apotheken eine zentrale Rolle. Sowohl durch externe Täter im Kundenbereich als auch vereinzelt durch internes Fehlverhalten. Präventive Maßnahmen können sein:

• Teure Präparate mit Diebstahlrisiko gehören in gut sichtbare Bereiche oder unter Verschluss. Auch die Originale aus den Packungen zu nehmen und im Backofficebereich zu lagern ist eine Möglichkeit.
• Gekennzeichnete Kameras oder Attrappen im Verkaufsraum, Zugangsbeschränkungen und klare Verantwortlichkeiten im Lager reduzieren Risiken deutlich.
• Ein Vier-Augen-Prinzip hilft, Fehlbuchungen frühzeitig zu erkennen.
• Die Warenwirtschaft sollte so konfiguriert sein, dass nur berechtigte Personen sensible Buchungen durchführen können.
• Ein sensibler, aber offener Umgang mit dem Thema im Team ist wichtig. Verdachtsmomente sollten ernst genommen, aber nicht vorschnell bewertet werden.
• Eine regelmäßige Kontrolle in Form von Inventuren kann Verluste frühzeitig aufdecken.