Der Monatsabschluss im Backoffice ist weit mehr als eine reine Zahlenübung: Er bietet die Gelegenheit, einkaufsrelevante Punkte gezielt zu überprüfen und strategisch zu steuern. Das Monatsende eignet sich besonders gut als fester Kontrollpunkt, um letzte Einflussmöglichkeiten auf Umsätze zu nutzen, die für den Handelsspannenausgleich relevant sind. Ziel ist es, den Ausgleich zu vermeiden, Nachlieferungen aktiv zu lenken und den Lagerwert zu optimieren.

Typische Kontrollbereiche zum Monatsende sind zum Beispiel:

• Großhandelsumsatz prüfen, um Zielerreichung sicherzustellen oder Abschläge zu vermeiden
• offene Nachlieferungen sichten und gegebenenfalls löschen oder in andere Bestellungen umwandeln oder auch
• Sonderaktionen und Kontingente beobachten, um ungenutzte Vorteile noch zu aktivieren

Neben dem Blick zurück ist auch die Vorausschau auf den kommenden Monat entscheidend. Saisonstarts, geplante Urlaubszeiten oder bekannte Aktionsphasen sollten rechtzeitig einkalkuliert werden. Ebenso wichtig ist der interne Austausch: Müssen bestimmte Entscheidungen im Team kommuniziert werden?

Unterstützend kann eine Checkliste für Monatsende wie auch Monatsanfang eingesetzt werden, die die Aufgaben klar zuordnet und feste Prüfzeitpunkte vorgibt. Oftmals ist ein Erinnerungsfunktion auch softwareseitig möglich. Optional lässt sich eine tabellarische Vorlage zur internen Dokumentation nutzen, um Abläufe transparent und nachvollziehbar zu gestalten.

Praxisbeispiel: strukturiertes Vorgehen, flexible Anpassung

Wie wichtig das auch in einem routinierten Team ist, bestätigt PTA und PKA Langen: „Wir haben eine Liste für alles, was zum Ersten abgearbeitet werden muss. Wir kopieren sie uns jeden Monat und streichen das durch, was erledigt ist. So behalten wir immer den Überblick.“

Verfallsdaten sind klar etwas für den Monatsanfang, sagt sie: „Da warte ich bis der Erste da ist, um genau zu überprüfen, ob in den nächsten drei Monaten etwas verfällt. Das versuchen wir dann noch abzuverkaufen oder schauen, ob wir es zum Beispiel über den Hersteller erstattet bekommen.“ Die Lagerverwaltung sei ohnehin ein laufender Prozess: „Verfall und was gegebenenfalls vom Lager genommen werden kann, das überprüfe ich quartalsmäßig – und natürlich, wenn zwischendurch etwas anfällt.“

Das Apothekenteams hier flexibel sein müssen, werde nach wie vor beim Thema Rabattverträge deutlich: „Wenn sich ein Vertrag geändert hat, müssen wir ohnehin zeitnah die neuen Präparate an Lager legen.“