Mehrmals täglich werden in Apotheken Verfügbarkeitsabfragen bei den pharmazeutischen Großhändlern vorgenommen. Per Defektlisten werden Abfragen automatisiert und Bestellungen durch die Apothekensoftware vorgenommen. „Ist ein bestimmtes Medikament nicht verfügbar, prüfen wir, ob andere Firmen das gleiche Präparat oder ein gleichwertiges Generikum liefern können“, schildert Jakobs ihre tägliche Aufgabe.

Dazu würde sie auch unterschiedliche Packungsgrößen in Betracht ziehen, „um zu gewährleisten, dass die Therapie vom Partienten ohne Unterbrechung fortgesetzt werden kann“. Daher sei eine gute Lagerplanung und Optimierung bei Engpässen unumgänglich. „Damit wir flexibel reagieren und die Versorgung bestmöglich sichern können“, so Jakobs.

Bei Engpässen: Aktiv unterstützen

„Wenn ein Medikament trotz aller Bemühungen nicht verfügbar ist, unterstützen wir die Kunden aktiv“, betont sie. „Wir bieten an, die Rücksprache mit der Arztpraxis zu übernehmen, um eine mögliche Rezeptänderung zu klären.“ Auf diese Weise werde der bürokratische Aufwand für die Patientinnen und Patienten minimiert. „Und die Versorgung kann meist ohne größere Verzögerung fortgesetzt werden.“

Seit der Coronazeit nutze sie außerdem regelmäßig die Lieferengpass-Datenbank des Bundesinstituts für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM). „Dort sind aktuelle und geplante Engpässe gelistet. Diese Informationen helfen uns, den Überblick zu behalten“, so Jakobs. Gegebenenfalls könne sie so frühzeitig Ersatzpräparate in ausreichender Menge bestellen.

Verfügbarkeitsabfrage 6 Uhr morgens

Aber nicht nur das: „Die Verfügbarkeitsabfrage machen wir zu bestimmten Zeiten. Seit der Corona-Pandemie hat sich das bei uns so etabliert“, erklärt sie. „Das heißt, dass ich die Abfrage teilweise sehr früh am Morgen im Homeoffice gemacht habe, manchmal schon 6 Uhr.“ In diesem Zeitfenster sei die Verfügbarkeit oft besser. „Da habe ich dann schon öfters zugeschlagen“, so Jakobs. „Die Bestellung erfolgt dann nicht nur für eine Packung, sondern so, dass wir ein bis zwei Monate versorgt sind.“

Auch späte Abendstunden würden sich für die Abfrage lohnen. „Außerhalb der normalen Geschäftszeiten ist die Verfügbarkeit am besten haben wir festgestellt“, so Jakobs.

Netzwerken ist wichtig

Das Netzwerk untereinander sei ebenso wichtig. „Man tauscht sich zwischen den Apotheken aus. Wenn etwas lieferbar ist, dann wird den anderen auch Bescheid gesagt.“ Sie setze ohnehin auf mehrere Möglichkeiten. „Wir haben nicht nur zwei Großhändler, sondern insgesamt vier. Da ist natürlich die Wahrscheinlichkeit höher, dass einer der Händler liefern kann.“

Davon profitieren die Patientinnen und Patienten. „Wir sind insgesamt gut aufgestellt. Aber man muss auch das Personal dafür haben, sowie die Motivation. Ich mache das gerne, auch nach dem Feierabend“, so Jakobs.