Zum Jahresende stehen im Backoffice einige Pflichtaufgaben auf dem Plan, die vorbereitet und durchdacht werden müssen – nicht zuletzt der Kassenabschluss zum Stichtag 31. Dezember. Doch neben der Analyse offener Posten, wie Lieferantenverbindlichkeiten oder der Prüfung der Rezeptabrechnungen kann die PKA auch optionale Handgriffe, wie Retaxauswertungen und Kostenanalysen – beispielsweise für den Wareneinsatz, Personal und den OTC-Verkauf – empfehlen: „Das finde ich persönlich ganz wichtig!“

Am Jahresende blickt das Backofficeteam zudem auf das Geschäftsjahr zurück: Wurde das am Jahresanfang gesetzte Ziel erreicht? Was und wo kann optimiert werden? Und: An welchen Stellschrauben muss sogar gedreht werden, um weiter mithalten zu können? „Da die wirtschaftliche und politische Lage stets im Wandel ist, muss immer etwas angepasst werden“, weiß Jakobs.

Darüber hinaus kann in der Rückschau aber auch eine neue Aufgabenverteilung im Team Sinn ergeben. „Jeder Angestellte hat seine Stärken: Der eine geht gerne mit Zahlen um, der andere organisiert lieber die Freiwahl. Ich finde, genau an der Stelle sollte man denjenigen auch einsetzen, wenn es Personalstärke und Arbeitsumfang zulassen.“

Jahresziele erreichen, Potenziale optimieren

Ein zentraler Aspekt sind nach wie vor Lieferverträge. Im Hinblick auf die Jahresziele bietet der Rückblick die Chance, Alt- und Bestandsverträge zu beleuchten:

• Hat sich das Einkaufsverhalten im Laufe des Jahres verändert?
• Gibt es neue Anforderungen oder bessere Angebote?
• Sind Mindestabnahmemengen bei Hersteller/Großhandel noch rentabel oder hat sich das Kaufverhalten der Kundschaft geändert?
• Müssen Retourenbedingungen neu ausgehandelt werden?

Insbesondere die Prüfung der Kontingentlisten kann hier den Unterschied machen: In manchen Verträgen sind Mindestabnahmemengen festgelegt, die zu unnötigen Kosten führen können. Werden mittlerweile andere Mengen eines Präparats nachgefragt und verkauft, können in der Folge überhöhte Lagerbestände aufgebaut werden – mit dem Risiko, dass Medikamente verfallen und nicht mehr verkauft werden können.

Retouren können im Apothekenalltag nicht nur Zeit, sondern auch Geld rauben: Ältere Verträge enthalten oft starre Vorgaben für Rückgaben oder Umtausch, die nicht mehr zu den heutigen Anforderungen im Apothekenbetrieb passen. Manche Lieferanten akzeptieren Retouren beispielsweise nur innerhalb eines knappen Zeitfensters. Das kann problematisch werden – vor allem dann, wenn ein Präparat kurzfristig vom Markt genommen und nicht mehr verwendet werden darf.

Stichtaginventur vs. permanente Bestandsprüfung

Für viele Apothekenteams steht am letzten Dezembertag außerdem die Stichtaginventur an. Die ist nicht nur ein betriebswirtschaftlich relevanter Vorgang, sondern auch durch die Apothekenbetriebsordnung (ApBetrO) vorgeschrieben. Hier wird zwar keine explizite Vorgabe zur Inventur gemacht, aber: Die korrekte Lagerhaltung, Dokumentation und Arzneimittelsicherheit machen eine genaue Bestandserfassung zwingend erforderlich.

Während bei der Stichtaginventur der gesamte Bestand taggenau gezählt wird, steht mit der permanenten Inventur eine zeitlich flexible Erfassung zur Verfügung, bei der die Bestandsaufnahme über das gesamte Geschäftsjahr hinweg. Jeder Artikel im Lager muss dabei mindestens einmal jährlich gezählt werden. Ergänzend wird zum Jahresende der aktuelle Warenwert per Systemauszug ermittelt, um eine vollständige Übersicht zu gewährleisten.

Durch die kontinuierliche Überprüfung im gesamten Jahr kann eine große Inventur – zum Beispiel zum Jahresende – vollständig entfallen und damit auch ein erheblicher Stressor zum Jahreswechsel. Dafür gewinnt der Apothekenalltag eine tägliche Routineaufgabe dazu.