Die Kombination von Intuition und Kennzahlenanalyse kann den Einkauf in Apotheken effizient gestalten. Die Rolle der Intuition basiert auf jahrelanger Marktkenntnis, dem Wissen um Kundenbedürfnisse und der persönlichen Erfahrung mit den jeweiligen Lieferanten.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Schnelle Entscheidungen bei kurzfristigen Angeboten
• Einschätzung von Kundenpräferenzen ohne lange Datenauswertung
• Vertrauensaufbau durch langjährige Lieferantenkontakte

Aber es gibt auch Risiken:

• Subjektive Verzerrungen, etwa durch Sympathie gegenüber Außendienstmitarbeitern
• Mangelnde Nachvollziehbarkeit für das Team
• Gefahr, wirtschaftliche Aspekte zu übersehen

Bedeutung von Analyse und Kennzahlen

Eine rein datenbasierte Analyse sorgt für Transparenz und Objektivität. Sie macht Einkaufsentscheidungen nachvollziehbar und minimiert Risiken. Typische Kennzahlen im Apothekeneinkauf sind:

• Umsatz und Absatz eines Produkts
• Rohertrag und Konditionen (Rabatte, Skonti, Zahlungsziele)
• Lagerumschlag und Verweildauer im Regal
• Retourenquoten und Verfügbarkeit bei Engpässen

Die Stärke der Analyse liegt darin, Angebote systematisch vergleichbar zu machen – unabhängig von persönlichen Vorlieben.

Auswahlkriterien für Lieferanten und Produkte

Ein strukturierter Entscheidungsprozess sollte mehrere Aspekte berücksichtigen:

• Wirtschaftlichkeit: Preis, Rabattstrukturen, Rückgabemöglichkeiten
• Lieferfähigkeit: Geschwindigkeit, Zuverlässigkeit, Notfallversorgung
• Qualität und Sortiment: Markenimage, Kundenakzeptanz, Erweiterung des Angebots
• Service und Zusammenarbeit: Außendienst, digitale Bestellsysteme, Reklamationsmanagement
• Regulatorische Sicherheit: Einhaltung der Apothekenbetriebsordnung, GDP/GMP-Anforderungen

Dokumentierte Entscheidungsstrukturen helfen, im Team klare Kriterien festzulegen und zu gewichten.

Einkaufsentscheidungen entstehen meist aus der Kombination von Erfahrung und Analyse. Während die Intuition den Blick für Kundenbedürfnisse und Markttrends schärft, liefern Kennzahlen die notwendige Objektivität und Vergleichbarkeit. Apotheken, die beide Ansätze miteinander verbinden und ihre Entscheidungen im Team reflektieren, profitieren von mehr Transparenz, höherer Wirtschaftlichkeit – und letztlich von einer optimalen Versorgung ihrer Patient:innen.