Das Debitorenmanagement in der Apotheke umfasst die strukturierte Überwachung und Verwaltung aller offenen Forderungen. Durch effiziente Prozesse, wie die digitale Belegerfassung, automatisierte Zahlungserinnerungen und das konsequente Mahnwesen, sichern die Betriebe ihre Liquidität. So können Ausfälle minimiert werden. Dadurch gewinnen Apotheken wertvolle Zeit für das eigentliche Kerngeschäft.

Interne Hauspost

In den Medios Apotheken sind der HV, das Backoffice und die Abrechnung getrennte Abteilungen. „Daher gibt es kaum zeitnahe Überschneidungen“, erklärt Steffin. „Der HV nimmt die PKV-Rezepte entgegen, bearbeitet sie und gibt diese dann zur Rechnungsstellung.“

Man betreibe eine interne Hauspost. „Dadurch sind die Rezepte erst am nächsten Tag bei den Debitoren. Diese prüfen dann die Abverkäufe und erstellen die Rechnung“, so Steffin. „Wenn alles in Ordnung ist, hört keine Seite etwas von der anderen.“

Bei Fehlern würden Telefonate getätigt oder Rezepte kämen mit einem Post-it zurück, so die Apothekerin. Ausnahmen würden Kundinnen und Kunden bilden, die sofort eine Rechnung benötigen. „Oder die erst die Ware bekommen, wenn die Zahlung eingegangen ist. Da wird dann bei den Debitoren angerufen oder eine Mail geschickt mit der Bitte um Erstellung einer sofortigen Rechnung“, so Steffin.

Viele Notizen

„Es gibt unterschiedliche Vorgaben und Tarife bei den PKV, daher arbeiten wir viel mit Kundennotizen.“ Es werden dabei Fragen geklärt, wie: „Wer hat welchen Tarif und was sollte beachtet werden? Dürfen nur Reimporte abgegeben werden oder nur Originale? Wie sieht es mit der Selbstbeteiligung aus? Erfolgt die Abrechnung mit der PKV direkt oder geht die Rechnung an den Kunden?“, erläutert Steffin. „Es muss auch geklärt werden, ob extra eine Unterschrift eingefordert werden soll.“

Offene Kundenforderungen werden in den Medios Apotheken regelmäßig überprüft. „Kunden werden dann von uns kontaktiert“, so Steffin. „Oft wurde es einfach vergessen und man kann es gut im Miteinander auf kurzem Weg per Mail oder Telefon klären“, betont sie. Dabei gelte es, Fehlerquellen zu minimieren. „Bei uns sind das nicht aktualisierte Kundendaten, wie die Mailadresse oder die Anschrift. Manchmal ist auch die Telefonnummer nicht mehr aktuell oder in der Kundennotiz falsch oder fehlend notiert“, so Steffin.

QR-Codes würden helfen

„Manchmal überweisen unsere Kunden das Geld auch ohne Betreff oder es fehlt die Rechnungsnummer.“ Das Geld sei dann zwar da, aber niemand weiß, zu welcher Rechnung es gehört. „Eine Optimierung wäre wahrscheinlich nur möglich, wenn man die PKV-Karte einscannen könnte und da alle Daten korrekt drauf sind“, sagt sie. „Bei Rechnungen könnte ein QR-Code erstellt werden, mit welchem direkt die richtigen Daten in die Konto-App gelangen. Aber das kostet jedes Mal eine Gebühr“, sagt Steffin.

„Durch die Digitalisierung von Rechnungs- und Zahlungsprozessen können wir aktuell Rechnungen automatisiert per Mail verschicken.“ Auch das Mahnwesen laufe recht automatisiert. „Wer nicht im Valutazeitraum bezahlt hat, bekommt ein bis zwei Mahnungen und dann geht es zum Inkassounternehmen“, erklärt Steffin. „Es sei denn, individuelle Absprachen besagen etwas anderes.“

Debitorenmanagement bleibt intern

Ihr Fazit: „Ein effizientes Debitorenmanagement ist entscheidend für die finanzielle Stabilität unseres Unternehmens und stärkt gleichzeitig die Kundenbeziehung durch klare Kommunikation und transparente Prozesse.“ Man versuche, vieles zu digitalisieren oder die Prozesse so effizient wie möglich zu machen. „Da haben wir aktuell sehr affine Menschen“, so Steffin. „Wir haben das Debitorenmanagement auch nicht ausgelagert, um mit den Kunden auch individuelle Vereinbarungen treffen zu können.“