In Apotheken müssen wichtige Informationen rund um den Apothekenalltag alle Teammitglieder schnell erreichen. „Wir haben vor einiger Zeit vorrangig WhatsApp dazu genutzt“, berichtet Jakobs. Das wurde aber auf Dauer nervig, „weil viele diesen Kommunikationsweg auch in ihrer Freizeit nutzen. Das führte häufig dazu, dass man trotz Feierabend die Nachrichten las.“ Die Anzahl der Nachrichten nahm auf Dauer einfach Überhand, sagt sie.

Man beschränke sich aktuell auf eine gemeinsame Gruppe, in der nur noch Nachrichten geteilt werden, die den Arbeitsalltag nicht unmittelbar betreffen. „Sowas wie Neujahrswünsche oder Danksagungen finden dort statt, aber mehr nicht.“

Botendienst optimiert

Weil in ihrer Apotheke sehr viele Boten beschäftigt seien, gebe es eine WhatsApp-Gruppe, um mit den Fahrern zu kommunizieren. „Die Boten fahren sozusagen den ganzen Tag. Wenn es spontane Änderungen oder Abholaufträge gibt, dann schreiben wir das da rein“, berichtet Jakobs.

Ein gutes Beispiel dafür seien Rezepte, die noch schnell aus einer Arztpraxis geholt werden müssen. „So können wir schnell und unkompliziert klären, wer es wann abholt.“ Das vereinfacht laut der PKA eine optimal abgestimmte und effiziente Planung. „Der, der am nächsten an der Praxis ist, holt das Rezept. Auf diese Weise werden Umwege vermieden.“

Zeiterfassung und interne Kommunikation

Für die weitere Kommunikation werde Apocollect benutzt. „Das ist unser Tool für die Arbeitszeiterfassung und Aufgabenverteilung“, berichtet Jakobs. „Es gibt die Möglichkeit, Fristen zu setzen, bis wann eine bestimmte Aufgabe erledigt sein muss.“ Es gebe auch eine Art Pinnwand: „Da können wir Nachrichten anheften, die dauerhaft bestehen.“ Dazu zählen beispielsweise bestimmte Informationen zu Änderungen im Geschäftsalltag.

Auch gibt es laut Jakobs die Option, sich Nachrichten bestätigen zu lassen. „Es gibt die Möglichkeit zu bestätigen, dass etwas gelesen und verstanden wurde. Bei ganz wichtigen Informationen kann auch gefordert werden, dass man mit seinem individuellen Passwort bestätigt, dass man die Info gelesen hat.“ So seien die Abläufe verbindlich.

„Möchte es nicht mehr missen“

Dieses Tool habe die Apotheke seit etwa einem Jahr. „Ich möchte das nicht mehr missen“, betont die PKA. „Auch ein Kalender ist dabei, in dem man Urlaub, Rezeptabholungen oder auch Strumpfanmessungen eintragen kann.“ Für die interne Planung sei das optimal. „Man sieht immer sofort, ob etwas anliegt an diesem Tag.“ Praktisch sei das auch für die Arbeit im Homeoffice: „Man loggt sich ein und kann von zu Hause aus arbeiten.“ Aus anderen Apotheken kennt Jakobs auch andere Kanäle wie Mep24 und Teams. „Lezteres nutzen wir auch in anderen Abteilungen, das erspart uns so manche Wege.“