Seit 2022 ist die eAU schon für Vertragsärzt:innen Pflicht, ab dem kommenden Jahr müssen auch alle Arbeitgeber an dem Verfahren teilnehmen, auch in Apotheken findet es Anwendung. Die gelben Scheine fallen dann gänzlich weg: Mitarbeiter:innen müssen keinen Papierkram mehr verschicken, weder an die Krankenkasse noch an ihren Arbeitgeber. Stattdessen sollen die Arbeitgeber die Daten elektronisch bei den Krankenkassen abrufen.

Software oder Ausfüllhilfe notwendig

Vorab sollten in der Apotheke die technischen Voraussetzungen geklärt werden:

• Bei der Nutzung eines Entgeltabrechnungsprogramms muss rechtzeitig eine entsprechende Schnittstelle für den Datenabruf eingeführt werden. Wenn das noch nicht geschehen ist, sollte dazu mit dem Softwarehersteller Kontakt aufgenommen werden.
• Sonst ist die Nutzung einer Ausfüllhilfe wie zum Beispiel SV.net möglich. Im Sommer 2023 soll auch die Neuentwicklung einer Ausfüllhilfe nach Sozialgesetzbuch (SGB IV) abgeschlossen sein.

Der erste Schritt für Mitarbeiter:innen bei einer AU bleibt unverändert: Im Krankheitsfall wird zuerst unverzüglich der Arbeitgeber über die AU und deren voraussichtliche Dauer informiert. Ohne vorliegende Krankschreibung erfolgt weder eine Meldung an die Krankenkasse, noch ist ein Abruf der Daten erforderlich.

Bei einer Krankschreibung werden die Daten unmittelbar durch die Arztpraxis an die zuständige Krankenkasse übermittelt. Die Mitarbeiter:innen müssen sich nicht weiter kümmern, weder muss ein Durchschlag verschickt noch in die Krankenkassen-App eingelesen werden. Ein unterschriebener Ausdruck kann aber vom behandelnden Arzt oder der behandelnden Ärztin eingefordert werden.

Der elektronische Abruf der Daten erfolgt dann entweder durch die Personalabteilung oder durch den Chef oder die Chefin selbst. Ein regelmäßiger oder pauschaler Abruf ist dabei nicht zulässig, dieser muss für jede:n Mitarbeiter:in einzeln und für einen festgelegten Zeitraum erfolgen. Auch für Folgekrankschreibungen muss ein separater Abruf stattfinden, diese werden nicht automatisch abgerufen. Die Daten sind generell immer erst ab dem Folgetag nach der Krankschreibung verfügbar. Das Verfahren ist auch für geringfügige Beschäftigte möglich.

Auf das richtige Datum kommt es an

Der Arbeitgeber trägt für den Abruf alle Daten zu Krankschreibung und Mitarbeiter:in ein, die vorliegen – Datum, Name, Krankenkasse, Versichertennummer. Beim Eingang der Abfrage erfolgt durch die zuständige Krankenkasse zuerst eine Prüfung der Abrufungsberechtigung: Ist der oder die Mitarbeiterin zu dem Zeitpunkt tatsächlich Versicherte:r und auch Angestellte:r des abfragenden Betriebes? Dann erfolgt ein Abgleich mit dem Datenstand der Krankenkasse.

Um das einzutragende Datum möglichst genau zu ermitteln, sollte der Arbeitgebende auf die Art der Krankschreibung achten:

• Bei erstmaliger Krankschreibung wird der Beginn der AU eingetragen.
• Bei einer Folgekrankschreibung wird das Feststellungsdatum eintragen.
• Bei einer Krankenhausbehandlung wird das Aufnahmedatum eingetragen.

Der Abgleich durch die Krankenkasse erfolgt mit vorliegenden Daten zum Ab-Datum, dem AU-Zeitraum und auch einem erweiterten Zeitraum (plus fünf Tage). Wenn dabei keine zutreffenden Daten gefunden wurden, muss der Arbeitgebende erstmal 14 Tage abwarten. Die Entgeltfortzahlung ist davon nicht betroffen. In dieser Zeit wird die Abfrage täglich automatisch wiederholt und bei einem Treffer eine Rückmeldung ausgegeben.

Ohne Treffer wird nach 14 Tagen eine Abschlussmeldung generiert, bei dieser Negativmeldung muss eine Rücksprache mit dem Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin gehalten werden. Dann würde ein Papiernachweis erforderlich werden.