Zurückgeschickte Rezepte: Der Ärger mit den Hash-Codes APOTHEKE ADHOC, 12.10.2021 15:38 Uhr
Seit gut vier Monaten müssen Cannabis- und Substitutionsrezepte mit Hash-Codes versehen werden. Doch viele Apotheken haben nach wie vor Probleme mit der Erstellung des 40-stelligen Zahlenfolge, denn die hat zahlreiche Fallstricke. Die Abrechnungszentren schicken daher immer wieder Rezepte zurück, die dann neu erstellt werden müssen. Schon die Fehlersuche gestaltet sich dabei oft schwierig, berichtet ein Apotheker aus Baden-Württemberg. Und die Rechenzentren? Die haben offenbar so viel mit den Anfragen frustrierter Apotheker zu tun, dass sie selbst kaum helfen können.
40 Ziffern frustrieren gerade viele Apotheker. Vermeintlich kleine Fehler bei den Hash-Codes führen nämlich dazu, dass ausgestellte Rezepte vom Rechenzentrum zurückgeschickt werden – und dann eine Menge Arbeit verursachen. „Wir haben die Dronabinol-Rezepte vom Juli zurückgeschickt bekommen, versucht, die Fehler zu beheben, wieder eingereicht und sie dann wieder zurückbekommen“, klagt beispielsweise Inhaber Dr. Joachim Sabieraj von der Leinsbach Apotheke in Eningen bei Reutlingen. So gehe es seitdem: Auch aus dem August seien die Rezepte nicht abgerechnet worden. „Und dass die Rezepte vom September zurückkommen, wissen wir auch schon.“
Warum genau das so ist, musste er selbst erst herausfinden. Und das war eine Menge Arbeit. „Erst einmal herauszufinden, an welcher Formalie es liegt, ist schon sehr schwer“, sagt Sabieraj. „Da kommt dann vom Rechenzentrum eine Allgemeinübersicht, aus der aber gar nicht hervorgeht, was genau an den von mir eingereichten Rezepten falsch ist. Ich habe einen halben Tag damit verbracht zu versuchen, es selbst zu regeln und bin allein nicht weitergekommen.“ Doch auch Hilfe zu finden, sei alles andere als leicht gewesen: Beim Anbieter seiner Warenwirtschaft wie beim Rechenzentrum gleichermaßen sei es schwer gewesen, die Zuständigen überhaupt zu erreichen. „Es ist extrem schwer, bei den Hotlines durchzukommen, man hängt ständig in Warteschleifen.“
Denn, so sei ihm dann später von beiden Seiten mitgeteilt worden, das Problem der zurückgesendeten Rezepte bringe auch die dortigen Fachleute gerade an ihre Grenzen. Die Rückmeldungen von Apothekern seien zahlreich, die Probleme oft nur schwer auszumachen. „Da herrscht wohl große Not, weil sehr viele Bedruckungen nicht stimmen“, sagt er.
Mit der Hilfe einer Mitarbeiterin seines Warenwirtschaftsanbieters habe er letztlich die Fehlerquellen ausfindig machen können. „Wir haben es so gemacht, dass die Mitarbeiterin Remote-Zugriff auf meinen Bildschirm hatte“, erklärt er. „Die Komplexität liegt darin, dass nicht nur das Papierrezept gilt, sondern auch der elektronisch übertragene Hash-Code. Wenn beides nicht übereinstimmt, dann kann gar nicht erst abgerechnet werden.“ Und hier scheint eine der größten Fehlerquellen zu liegen: der Zeitstempel. Er wird bei der Erstellung des Hash-Codes erfragt, muss aber je nach Rezeptart unterschiedlich berücksichtigt werden. Für Parenteralia und wirtschaftliche Einzelmengen müssen Herstellungsdatum und Zeitpunkt der Herstellung angegeben werden – wie es die Logik eigentlich nahelegt.
Für alle Rezepturen nach Anlage 10 zur Hilfstaxe – also Cannabisblüten und -extrakte oder Dronabinol – sind Herstellungsdatum und Zeitpunkt der Herstellung mit Abgabedatum und dem Zeitpunkt 00:00 zu befüllen. In die Z-Daten muss also nicht der reale Herstellungszeitpunkt angegeben werden, sondern die Software sollte automatisch bei der Abgabe aus dem Abgabedatum das Herstellungsdatum und unter Berücksichtigung der anderen Z-Daten den Hashwert erzeugen. Für alle Fertigarzneimittelteilmengen nach den Anlagen 4, 5, 6, und 7 zur Hilfstaxe – also für Substitutionsrezepte – gilt hingegen, dass Herstellungsdatum und Zeitpunkt der Herstellung mit Abgabedatum und Zeitpunkt der Abgabe oder 00:01 befüllt werden müssen.
Und selbst wenn der Fehler entdeckt wird, kann er nicht ohne weiteres korrigiert werden. „Es ist nicht damit getan, das Rezept neu zu bedrucken, sondern es muss komplett neu angelegt werden, erst dann klappt es“, sagt Sabieraj. „Ohne vorherige Schulung kriegt man solche Details wie den Zeitstempel doch nicht direkt hin. Jeder noch so kleine Fehler führt dazu, dass das Rezept von der Verrechnungsstelle zurückkommt.“ Auch bei Securpharm habe es viele technische Details gegeben, die man beachten musste – da habe es aber wenigstens vorab Schulungen gegeben. Bei seinem Rechenzentrum – das sich auf Anfrage nicht zu den Problemen äußern wollte – habe man ihm am Telefon erklärt, dass solche Schulungen aufgrund der kurzen Frist bis zur Einführung der Hash-Codes noch nicht hätten umgesetzt werden können. „Es wird immer gesagt, wir können alles und es geht dann nebenher. Das stimmt aber nicht. Da sind die Ärzte viel selbstbewusster. Die sagen, es muss funktionieren, sonst machen sie es nicht.“