10 Jahre für EC-Belege Julia Pradel, 05.02.2016 13:07 Uhr
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Sorgfältig aufheben: Jeder EC-Beleg muss zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Foto: Elke Hinkelbein
Bargeld ist nach wie vor das beliebteste Zahlungsmittel der Deutschen: Mehr als die Hälfte des Einzelhandelsumsatzes wird in bar bezahlt. Allerdings ist der Anteil rückläufig, EC-, Kredit- und andere Karten werden immer wichtiger. Die Kartenzahlung ist für Apotheken aber nicht nur mit Kosten, sondern auch mit Aufwand verbunden. Denn die Belege müssen zehn Jahre lang aufgehoben werden.
Diese Vorgabe gelte nicht nur für die Tagesabschlüsse, sondern jeden einzelnen Händlerbeleg, betont Steuerberaterin Katja Adam von der Treuhand Hannover. Schließlich gebe der Tagesabschluss keine Auskunft über die einzelnen Buchungen – deshalb entstünden Lücken, die zum Problem werden könnten. „Wer auf der sicheren Seite sein will, der hebt sie alle auf.“
Wichtig: „Die Belege müssen nach zehn Jahren auch noch lesbar sein“, betont Adam. Die Schrift auf Thermopapier verblasst allerdings nach einer Weile, je nach Qualität zwischen wenigen Wochen oder einigen Jahren nach der Ausstellung. Die Händlerbelege in einem Karton im Keller zu lagern, reicht also nicht aus. Um sicher zu gehen, müssten die Einzelbelege kopiert oder eingescannt und regelmäßig gesichert werden, so Adam.
Die meisten Unterlagen in der Apotheke müssen fünf oder zehn Jahre aufgehoben werden. Buchhalterische Unterlagen wie Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Inventarlisten, Buchungsbelage und Handelsbücher müssen zehn Jahre aufbewahrt werden, Lohnkonten und die dazugehörigen Belege sechs Jahre.
Herstellungs- und Prüfprotokolle für Rezepturen, Defekturen, Ausgangsstoffe sowie Fertigarzneimittel und Medizinprodukte beispielsweise können nach fünf Jahren vernichtet werden. Auch Rückrufe, Chargensperrungen und Meldungen an die Arzneimittelkommission der Deutschen Apotheker (AMK) sowie die Dokumentation von Erwerb und Abgabe verschreibungspflichtiger Tierarzneimittel müssen fünf Jahre aufgehoben werden. Für Dokumente zu Betäubungsmitteln gelten drei Jahre: BTM-Rezepte, die BTM-Kartei, Lieferscheine, Vernichtungserklärungen und die Patientenkartei bei der Subsitutionsmitteleinnahme.
Zehn Jahre aufgehoben werden muss das Alkoholverwendungsbuch für steuerfreien Ethanol. 30 Jahre lang müssen laut Transfusionsgesetz Unterlagen zu Blutzubereitungen, Sera aus menschlichem Blut und Zubereitungen aus anderen Stoffen menschlicher Herkunft sowie von gentechnisch hergestellten Plasmaproteinen zur Behandlung von Haemostasestörungen gelagert werden.
Und sogar 40 Jahre lang muss das Verzeichnis der Beschäftigten, die mit krebserregenden, erbgut- oder fruchtschädigenden Gefahrstoffen arbeiten, aufbewahrt werden. Dabei stellt sich das Problem des Nachlasses allerdings nicht: Denn nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses müssen die Daten dem jeweiligen Mitarbeiter ausgehändigt werden.